Bezpieczna umowa najmu mieszkania: jak przygotować dokument chroniący wynajmującego i najemcę?
Bezpieczna umowa najmu mieszkania to dokument, który jasno określa prawa i obowiązki właściciela oraz najemcy. Dobrze przygotowana umowa pomaga uniknąć sporów o czynsz, kaucję, opłaty, naprawy, wypowiedzenie, zwrot mieszkania, rozliczenie mediów i odpowiedzialność za szkody.
W praktyce sama krótka umowa najmu często nie wystarcza. Im dokładniej strony opiszą lokal, wysokość płatności, terminy, wyposażenie, zasady korzystania z mieszkania i sposób zakończenia najmu, tym mniejsze ryzyko późniejszych nieporozumień. Bezpieczna umowa powinna być zrozumiała, kompletna i dopasowana do konkretnej sytuacji.
Najważniejsze elementy takiego dokumentu to dane stron, opis mieszkania, czas trwania umowy, wysokość czynszu, opłaty dodatkowe, kaucja, zasady płatności, obowiązki najemcy, obowiązki wynajmującego, protokół zdawczo-odbiorczy, zasady napraw, wypowiedzenie, zwrot lokalu oraz podpisy.
Czym jest bezpieczna umowa najmu mieszkania?
Bezpieczna umowa najmu mieszkania to nie tylko dokument potwierdzający, że najemca może korzystać z lokalu. To także praktyczne zabezpieczenie obu stron. Wynajmujący chce mieć pewność, że mieszkanie będzie używane zgodnie z umową, czynsz będzie płacony terminowo, a lokal zostanie zwrócony w dobrym stanie. Najemca chce mieć jasność, ile płaci, za co odpowiada i na jakich zasadach może mieszkać w lokalu.
Dobrze napisana umowa powinna być konkretna. Nie powinna pozostawiać najważniejszych spraw do późniejszych ustnych ustaleń. Ustne uzgodnienia są trudniejsze do udowodnienia, szczególnie gdy po kilku miesiącach strony inaczej pamiętają rozmowę.
Kiedy warto szczególnie zadbać o umowę?
- gdy mieszkanie jest wynajmowane osobie obcej,
- gdy lokal jest umeblowany i dobrze wyposażony,
- gdy najem ma trwać dłużej niż kilka miesięcy,
- gdy najemca ma mieszkać z innymi osobami,
- gdy opłaty za media są rozliczane według zużycia,
- gdy wynajmujący pobiera kaucję,
- gdy strony chcą jasno określić zasady wypowiedzenia i zwrotu mieszkania.
Najważniejsze elementy bezpiecznej umowy najmu
Umowa najmu powinna być napisana tak, aby po jej przeczytaniu obie strony wiedziały, czego mogą oczekiwać. Najemca powinien wiedzieć, ile i kiedy płaci, jakie ma obowiązki, czy może trzymać zwierzęta, czy może podnajmować mieszkanie i kiedy może wypowiedzieć umowę. Wynajmujący powinien mieć jasne zasady dotyczące płatności, kontroli stanu lokalu, napraw i rozliczenia kaucji.
Najlepiej, gdy umowa jest połączona z protokołem zdawczo-odbiorczym. Sam dokument najmu określa warunki prawne i finansowe, a protokół opisuje stan mieszkania, wyposażenie, liczniki i przekazane klucze.
Praktyczna tabela: główne części umowy
| Część umowy | Co warto wpisać? | Dlaczego jest ważna? |
|---|---|---|
| Dane stron | imię, nazwisko, adres, PESEL, numer dokumentu, dane firmy, jeśli dotyczy | Umożliwiają identyfikację wynajmującego i najemcy. |
| Opis mieszkania | adres, powierzchnia, liczba pokoi, piętro, pomieszczenia dodatkowe | Pokazuje, czego dokładnie dotyczy najem. |
| Czas trwania | umowa na czas określony albo nieokreślony | Wpływa na zasady zakończenia najmu. |
| Czynsz i opłaty | wysokość czynszu, media, opłaty administracyjne, termin płatności | Zapobiega sporom o pieniądze. |
| Kaucja | wysokość, termin wpłaty, zasady zwrotu i potrąceń | Zabezpiecza roszczenia wynajmującego. |
| Obowiązki stron | naprawy, porządek, zgłaszanie awarii, zakaz podnajmu | Porządkuje codzienne korzystanie z mieszkania. |
| Wypowiedzenie | terminy, forma, przyczyny, sposób doręczenia | Określa, jak zakończyć umowę zgodnie z ustaleniami. |
Dane wynajmującego i najemcy
W umowie trzeba dokładnie wskazać strony. Wynajmujący to osoba, która oddaje mieszkanie do używania. Najemca to osoba, która będzie z mieszkania korzystać i płacić czynsz. W dokumencie warto wpisać pełne dane obu stron, nawet jeśli strony znają się prywatnie.
Jeżeli mieszkanie ma kilku właścicieli, warto ustalić, czy wszyscy powinni podpisać umowę. Jeżeli po stronie najemcy będzie kilka osób, na przykład para albo współlokatorzy, należy zdecydować, czy wszystkie mają być stronami umowy i czy odpowiadają za płatności.
Przy danych stron warto uwzględnić
- imię i nazwisko wynajmującego,
- adres zamieszkania lub adres do korespondencji,
- numer PESEL albo numer dokumentu tożsamości,
- dane najemcy lub wszystkich najemców,
- numer telefonu i adres e-mail,
- dane pełnomocnika, jeśli ktoś działa w imieniu właściciela,
- informację, czy najemca będzie mieszkał sam czy z innymi osobami.
Opis mieszkania w umowie
Umowa powinna dokładnie opisywać lokal. Należy wskazać adres, numer mieszkania, powierzchnię, liczbę pokoi, piętro, pomieszczenia przynależne oraz ewentualnie miejsce postojowe, piwnicę, komórkę lokatorską albo balkon.
Jeżeli najem obejmuje tylko część mieszkania, na przykład jeden pokój, trzeba to wyraźnie zaznaczyć. Warto również wskazać, z jakich części wspólnych najemca może korzystać: kuchni, łazienki, przedpokoju, pralni, piwnicy lub miejsca parkingowego.
W opisie mieszkania warto wpisać
- pełny adres lokalu,
- numer mieszkania, piętro i powierzchnię,
- liczbę pokoi,
- informację o kuchni, łazience, balkonie i pomieszczeniach dodatkowych,
- czy najem obejmuje piwnicę, garaż lub miejsce postojowe,
- czy mieszkanie jest umeblowane,
- czy do umowy dołączono protokół i wykaz wyposażenia.
Czas trwania umowy najmu
Umowa może być zawarta na czas określony albo nieokreślony. Umowa na czas określony trwa do konkretnej daty, chyba że strony przewidzą możliwość wcześniejszego wypowiedzenia. Umowa na czas nieokreślony trwa bez wskazanej daty końcowej i zwykle kończy się przez wypowiedzenie.
Warto dobrze przemyśleć wybór rodzaju umowy. Wynajmujący często chce stabilnego najemcy na dłuższy czas, a najemca może potrzebować elastyczności. Bezpieczna umowa powinna jasno wskazywać, od kiedy najem się rozpoczyna i kiedy się kończy albo jak można go zakończyć.
W umowie warto określić
- datę rozpoczęcia najmu,
- datę zakończenia, jeśli umowa jest na czas określony,
- czy umowa może być przedłużona,
- czy wymagany jest aneks do przedłużenia,
- termin wypowiedzenia, jeśli jest dopuszczalny,
- czy najemca może opuścić lokal wcześniej,
- kiedy następuje przekazanie kluczy.
Czynsz najmu
Czynsz to podstawowa płatność, którą najemca płaci wynajmującemu za możliwość korzystania z mieszkania. W umowie należy wpisać jego wysokość, termin płatności, numer rachunku bankowego oraz tytuł przelewu, jeśli strony chcą go ustalić.
Dobrze jest oddzielić czynsz dla wynajmującego od opłat administracyjnych i mediów. Dzięki temu strony wiedzą, która część płatności jest wynagrodzeniem właściciela, a która dotyczy kosztów utrzymania lokalu.
Przy czynszu warto wskazać
- wysokość miesięcznego czynszu,
- termin płatności, na przykład do konkretnego dnia miesiąca,
- numer rachunku bankowego,
- czy płatność następuje z góry czy z dołu,
- co dzieje się przy opóźnieniu w płatności,
- czy czynsz może zostać podwyższony,
- czy kaucja może zostać zaliczona na czynsz końcowy.
Opłaty dodatkowe i media
Jednym z najczęstszych źródeł sporów są opłaty dodatkowe. W umowie trzeba jasno wskazać, kto płaci za czynsz administracyjny, prąd, gaz, wodę, ogrzewanie, śmieci, internet, telewizję, fundusz remontowy i inne koszty związane z mieszkaniem.
Warto również określić, czy media są rozliczane ryczałtowo, według liczników, według faktur, według rozliczenia wspólnoty lub spółdzielni, czy w formie zaliczek. Jeżeli opłaty mogą się zmieniać, umowa powinna przewidywać sposób ich aktualizacji.
Praktyczna tabela: przykładowe opłaty w najmie
| Rodzaj opłaty | Kto zwykle płaci? | Co warto doprecyzować? |
|---|---|---|
| Czynsz administracyjny | najczęściej najemca albo wynajmujący z refakturą | czy kwota jest stała, czy zależy od rozliczeń wspólnoty |
| Prąd | zwykle najemca | czy rozliczenie jest według licznika i faktur |
| Gaz | zwykle najemca, jeśli lokal ma gaz | kto zawiera umowę z dostawcą |
| Woda i ogrzewanie | zależnie od rozliczenia budynku | jak rozliczane są nadpłaty i niedopłaty |
| Internet | według ustaleń stron | czy umowa z operatorem jest na najemcę czy właściciela |
| Śmieci | najczęściej najemca | czy opłata zależy od liczby osób mieszkających w lokalu |
Kaucja zabezpieczająca
Kaucja zabezpiecza wynajmującego na wypadek zaległości w płatnościach, szkód w mieszkaniu, brakujących elementów wyposażenia lub innych roszczeń wynikających z umowy. W dokumencie należy wpisać wysokość kaucji, termin wpłaty, sposób przechowywania i zasady zwrotu.
Bardzo ważne jest określenie, kiedy kaucja zostanie zwrócona i w jakich sytuacjach wynajmujący może dokonać potrąceń. Najemca powinien wiedzieć, że kaucja nie zawsze jest automatycznie zwracana w całości, ale wynajmujący powinien mieć podstawę do ewentualnych potrąceń.
Przy kaucji warto wpisać
- wysokość kaucji,
- termin jej wpłaty,
- formę wpłaty, na przykład przelew,
- czy kaucja została zapłacona przed wydaniem lokalu,
- termin zwrotu po zakończeniu najmu,
- kiedy można potrącić z kaucji należności,
- sposób rozliczenia mediów po wyprowadzce.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania
Bezpieczna umowa najmu powinna być połączona z protokołem zdawczo-odbiorczym. Protokół opisuje stan mieszkania w dniu przekazania najemcy. Zawiera stan liczników, wykaz kluczy, opis wyposażenia, mebli, sprzętów, widocznych uszkodzeń i ogólny stan lokalu.
Protokół jest bardzo ważny przy zwrocie mieszkania. Pozwala porównać stan lokalu z początku i końca najmu. Bez protokołu trudniej udowodnić, czy dane uszkodzenie istniało wcześniej, czy powstało w czasie korzystania z mieszkania przez najemcę.
W protokole warto uwzględnić
- stan liczników,
- liczbę przekazanych kluczy, pilotów i kart dostępu,
- wykaz mebli i sprzętów,
- stan ścian, podłóg, drzwi i okien,
- stan łazienki i kuchni,
- istniejące uszkodzenia,
- zdjęcia mieszkania jako załącznik.
Wyposażenie mieszkania
Jeżeli mieszkanie jest umeblowane, warto dołączyć do umowy szczegółowy wykaz wyposażenia. Powinien on obejmować meble, sprzęt AGD, elektronikę, elementy dekoracyjne, naczynia, oświetlenie, materace, zasłony i inne rzeczy przekazane najemcy.
Przy droższym wyposażeniu można wpisać markę, model, stan techniczny, numer seryjny albo wartość orientacyjną. Dzięki temu przy zwrocie mieszkania łatwiej ustalić, czy wszystko zostało oddane i czy nie doszło do zniszczeń.
W wykazie wyposażenia warto wpisać
- meble w każdym pomieszczeniu,
- lodówkę, pralkę, zmywarkę, piekarnik i płytę grzewczą,
- telewizor, router, klimatyzację lub inne urządzenia,
- stan materacy, kanap i foteli,
- lampy, zasłony, rolety i karnisze,
- wyposażenie kuchni, jeśli jest przekazywane,
- uwagi o uszkodzeniach lub zużyciu.
Obowiązki najemcy
Umowa powinna jasno opisywać obowiązki najemcy. Najczęściej obejmują one terminowe płacenie czynszu i opłat, dbanie o mieszkanie, utrzymywanie porządku, zgłaszanie awarii, korzystanie z lokalu zgodnie z przeznaczeniem oraz przestrzeganie regulaminu budynku.
Warto dopisać, że najemca nie może dokonywać istotnych zmian w mieszkaniu bez zgody wynajmującego. Dotyczy to na przykład wiercenia w ścianach, malowania, wymiany zamków, montażu sprzętów, przeróbek instalacji lub usuwania elementów wyposażenia.
Obowiązki najemcy mogą obejmować
- terminową płatność czynszu i opłat,
- utrzymanie mieszkania w dobrym stanie,
- zgłaszanie awarii bez zbędnej zwłoki,
- niezakłócanie spokoju sąsiadów,
- korzystanie z lokalu wyłącznie w celach mieszkaniowych,
- niedokonywanie przeróbek bez zgody,
- zwrot mieszkania w stanie zgodnym z umową i normalnym zużyciem.
Obowiązki wynajmującego
Bezpieczna umowa powinna określać również obowiązki wynajmującego. Właściciel powinien przekazać lokal w stanie umożliwiającym normalne korzystanie, zapewnić dostęp do mieszkania, przekazać klucze i dokumenty potrzebne do użytkowania lokalu oraz reagować na poważne awarie.
Wynajmujący nie powinien wchodzić do mieszkania bez uzgodnienia z najemcą, poza wyjątkowymi sytuacjami wymagającymi pilnej reakcji. W umowie warto określić zasady wizyt właściciela, na przykład po wcześniejszym uzgodnieniu terminu.
Obowiązki wynajmującego mogą obejmować
- wydanie mieszkania w ustalonym terminie,
- przekazanie kluczy i dostępu do lokalu,
- zapewnienie sprawności podstawowych instalacji,
- usuwanie poważnych awarii należących do właściciela,
- przekazywanie rozliczeń opłat, jeśli są potrzebne,
- poszanowanie prywatności najemcy,
- rozliczenie kaucji po zakończeniu najmu.
Naprawy i awarie w mieszkaniu
W umowie warto określić, kto odpowiada za drobne naprawy, a kto za większe awarie. Najemca zwykle powinien dbać o codzienne użytkowanie mieszkania i zgłaszać problemy, a wynajmujący odpowiada za poważniejsze kwestie związane ze stanem technicznym lokalu, o ile umowa i konkretna sytuacja nie wskazują inaczej.
Brak jasnych zasad może prowadzić do sporu, czy uszkodzona bateria, zatkany odpływ, awaria pralki, pęknięta szyba albo usterka instalacji powinna zostać naprawiona przez najemcę czy właściciela. Dlatego warto doprecyzować najczęstsze przypadki.
Przy naprawach warto ustalić
- kto odpowiada za drobne naprawy eksploatacyjne,
- kto płaci za awarie sprzętów AGD,
- kto naprawia szkody spowodowane przez najemcę,
- jak szybko najemca powinien zgłosić awarię,
- czy najemca może sam zamówić naprawę,
- kto wybiera fachowca,
- jak rozliczane są koszty naprawy.
Zakaz podnajmu i udostępniania mieszkania
Jeżeli wynajmujący nie chce, aby najemca przekazywał mieszkanie innym osobom, powinno to być jasno zapisane w umowie. Dotyczy to podnajmu, najmu krótkoterminowego, udostępniania pokoju osobom trzecim albo stałego zamieszkania dodatkowych osób bez zgody właściciela.
Taki zapis jest szczególnie ważny w atrakcyjnych lokalizacjach, w dużych miastach i przy mieszkaniach wynajmowanych studentom lub współlokatorom. Wynajmujący powinien wiedzieć, kto faktycznie mieszka w lokalu.
W umowie można zakazać
- podnajmu całego mieszkania,
- podnajmu pokoju,
- najmu krótkoterminowego,
- udostępniania lokalu osobom trzecim bez zgody,
- prowadzenia działalności noclegowej,
- przekazywania kluczy osobom nieuprawnionym,
- stałego zamieszkania osób niewskazanych w umowie.
Zwierzęta w wynajmowanym mieszkaniu
Jeżeli najemca ma zwierzę albo planuje je mieć, warto uregulować to w umowie. Wynajmujący może zgodzić się na zwierzęta, ograniczyć zgodę do określonych gatunków albo wymagać wcześniejszej akceptacji. Najemca powinien wiedzieć, czy może trzymać psa, kota lub inne zwierzę.
Warto również dopisać, że najemca odpowiada za szkody wyrządzone przez zwierzę, na przykład zniszczone podłogi, drzwi, meble, ściany albo wyposażenie. Przy zwierzętach szczególnie ważny jest dobry protokół i zdjęcia lokalu.
Przy zwierzętach warto ustalić
- czy zwierzęta są dozwolone,
- jakie zwierzęta mogą przebywać w mieszkaniu,
- czy potrzebna jest pisemna zgoda właściciela,
- czy najemca odpowiada za dodatkowe szkody,
- czy kaucja ma być wyższa,
- czy zwierzę nie może zakłócać spokoju sąsiadów,
- czy po zakończeniu najmu lokal ma zostać dodatkowo posprzątany.
Wypowiedzenie umowy najmu
Zasady wypowiedzenia powinny być jednym z najważniejszych elementów umowy. Należy wskazać, kiedy każda ze stron może wypowiedzieć umowę, jaki obowiązuje termin wypowiedzenia i w jakiej formie trzeba złożyć wypowiedzenie.
Przy umowie na czas określony warto szczególnie uważać. Jeżeli strony chcą mieć możliwość wcześniejszego wypowiedzenia, powinny wskazać konkretne zasady. W przeciwnym razie wcześniejsze zakończenie najmu może być trudniejsze.
Przy wypowiedzeniu warto określić
- długość okresu wypowiedzenia,
- czy wypowiedzenie musi być pisemne,
- na jaki adres należy doręczyć wypowiedzenie,
- czy e-mail jest dopuszczalny,
- w jakich sytuacjach możliwe jest wcześniejsze zakończenie umowy,
- czy zaległości w płatnościach mogą być podstawą wypowiedzenia,
- jak ustala się datę końca najmu.
Zwrot mieszkania po zakończeniu najmu
Umowa powinna określać, jak wygląda zwrot mieszkania. Najemca powinien oddać lokal opróżniony z własnych rzeczy, posprzątany, z kompletem kluczy i w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie. W dniu zwrotu warto podpisać protokół zdawczo-odbiorczy końcowy.
Przy zwrocie należy spisać stany liczników, sprawdzić wyposażenie, opisać ewentualne uszkodzenia i ustalić rozliczenie kaucji. Jeżeli strony wykonają zdjęcia, łatwiej będzie uniknąć sporu o stan lokalu.
Przy zwrocie mieszkania warto sprawdzić
- czy oddano wszystkie klucze,
- czy lokal został opróżniony i posprzątany,
- czy wyposażenie jest kompletne,
- czy spisano stany liczników,
- czy opisano uszkodzenia,
- czy rozliczono media,
- czy podpisano protokół zwrotu.
Rozliczenie kaucji po zakończeniu najmu
Po zakończeniu najmu wynajmujący powinien rozliczyć kaucję zgodnie z umową. Może zwrócić ją w całości albo potrącić uzasadnione należności, na przykład zaległy czynsz, niezapłacone media, koszty napraw szkód lub brakujące elementy wyposażenia.
Dla bezpieczeństwa warto przygotować pisemne rozliczenie kaucji. Jeżeli wynajmujący dokonuje potrąceń, powinien wskazać ich podstawę i kwoty. Najemca powinien otrzymać informację, dlaczego zwrócono określoną kwotę.
Rozliczenie kaucji może obejmować
- zaległy czynsz,
- niezapłacone media,
- niedopłaty z rozliczenia wspólnoty lub spółdzielni,
- koszty napraw szkód,
- brakujące wyposażenie,
- koszty sprzątania, jeśli wynika to z umowy i stanu lokalu,
- pozostałą kwotę do zwrotu najemcy.
Najczęstsze błędy w umowie najmu mieszkania
Najczęstszym błędem jest zbyt krótka umowa, która wskazuje tylko strony, czynsz i adres mieszkania. Taki dokument może nie wystarczyć, gdy pojawi się spór o kaucję, media, uszkodzenia, termin wypowiedzenia albo obowiązki stron.
Drugim częstym problemem jest brak protokołu zdawczo-odbiorczego. Bez niego trudno ustalić, jaki był stan mieszkania na początku najmu. Wynajmujący i najemca mogą później inaczej oceniać, czy dane uszkodzenie już istniało.
Błędem bywa również brak rozdzielenia czynszu i opłat, brak zasad rozliczenia mediów, brak terminu zwrotu kaucji, niewskazanie osób mieszkających w lokalu, brak zakazu podnajmu, nieprecyzyjne wypowiedzenie albo podpisanie umowy bez sprawdzenia danych stron.
Błędy, których warto unikać
- brak dokładnego opisu lokalu,
- brak protokołu zdawczo-odbiorczego,
- brak zasad rozliczania mediów,
- niejasny termin płatności czynszu,
- brak zasad zwrotu kaucji,
- brak informacji o naprawach i awariach,
- brak zapisów o podnajmie,
- brak zasad dotyczących zwierząt,
- nieprecyzyjne wypowiedzenie,
- brak podpisów wszystkich stron.
Jak przygotować bezpieczną umowę najmu krok po kroku?
Przygotowanie umowy warto rozpocząć od ustalenia najważniejszych warunków: kto wynajmuje, komu, na jaki okres, za jaką kwotę i jakie opłaty będą ponoszone dodatkowo. Następnie trzeba opisać mieszkanie, kaucję, obowiązki stron, zasady napraw i sposób zakończenia najmu.
Przed podpisaniem dokumentu warto przygotować protokół, spisać liczniki i zrobić zdjęcia mieszkania. Każda ze stron powinna otrzymać swój egzemplarz umowy oraz protokołu.
Praktyczna kolejność przygotowania
- Sprawdź dane wynajmującego i najemcy.
- Opisz dokładnie mieszkanie i wyposażenie.
- Ustal czas trwania umowy.
- Wpisz wysokość czynszu i termin płatności.
- Określ opłaty za media i sposób ich rozliczania.
- Wpisz wysokość kaucji i zasady jej zwrotu.
- Opisz obowiązki najemcy i wynajmującego.
- Dodaj zasady wypowiedzenia i zwrotu mieszkania.
- Przygotuj protokół zdawczo-odbiorczy.
- Podpisz umowę i przekaż egzemplarz każdej stronie.
Elementy, które warto sprawdzić przed podpisaniem
Przed podpisaniem umowy należy dokładnie przeczytać cały dokument. Szczególną uwagę warto zwrócić na kwoty, terminy, kaucję, wypowiedzenie, listę wyposażenia, zasady napraw i rozliczenie mediów. Nie należy podpisywać dokumentu, którego ważne postanowienia są niejasne.
Warto również sprawdzić, czy osoba podpisująca umowę po stronie wynajmującego rzeczywiście ma prawo wynająć lokal. Jeżeli działa pełnomocnik, powinien mieć odpowiednie upoważnienie.
Najważniejsze elementy końcowej weryfikacji
- czy dane stron są poprawne,
- czy opis mieszkania jest dokładny,
- czy czynsz i opłaty są rozdzielone,
- czy wskazano termin płatności,
- czy opisano kaucję i jej zwrot,
- czy umowa zawiera zasady wypowiedzenia,
- czy przygotowano protokół,
- czy spisano stany liczników,
- czy dokument podpisują wszystkie potrzebne osoby.
Dlaczego bezpieczna umowa najmu jest ważna?
Bezpieczna umowa najmu mieszkania chroni zarówno wynajmującego, jak i najemcę. Wynajmujący ma jasno określone zasady płatności, kaucji, użytkowania lokalu i zwrotu mieszkania. Najemca wie, ile płaci, jakie ma prawa, jakie obowiązki i kiedy może zakończyć najem.
Najważniejsze jest, aby dokument zawierał dane stron, opis mieszkania, czas trwania najmu, czynsz, opłaty, kaucję, obowiązki stron, zasady napraw, zakaz podnajmu, zasady wypowiedzenia, protokół zdawczo-odbiorczy oraz podpisy. Przy dobrze wyposażonym mieszkaniu szczególnie ważne są zdjęcia i dokładny wykaz wyposażenia.
Umowa najmu nie powinna być przygotowywana w pośpiechu. Starannie opisane warunki pozwalają uniknąć wielu typowych problemów: sporów o media, potrącenia z kaucji, wcześniejsze wypowiedzenie, uszkodzenia, dodatkowych lokatorów albo stan mieszkania przy zwrocie. Im bardziej przejrzysty dokument, tym bezpieczniejszy najem dla obu stron.