Oświadczenie likwidatora o braku toczących się postępowań – aktualny wzór na rok 2026

Oświadczenie likwidatora o braku toczących się postępowań: kiedy jest potrzebne i co powinno zawierać?

Oświadczenie likwidatora o braku toczących się postępowań to dokument, w którym likwidator potwierdza, że według jego wiedzy wobec spółki albo w związku z jej działalnością nie toczą się określone postępowania sądowe, administracyjne, egzekucyjne, podatkowe, kontrolne lub inne sprawy, które mogłyby mieć znaczenie dla zakończenia likwidacji. Taki dokument może być potrzebny przy zamykaniu spółki, składaniu dokumentów do KRS, porządkowaniu akt likwidacyjnych, przekazywaniu dokumentacji wspólnikom albo potwierdzaniu, że likwidacja może zostać zakończona bez znanych przeszkód.

W praktyce oświadczenie likwidatora nie powinno być traktowane jako zwykła formalność. Likwidator odpowiada za przeprowadzenie procesu likwidacji, zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie należności, wypełnienie zobowiązań, upłynnienie majątku i przygotowanie dokumentów końcowych. Jeżeli istnieją spory, kontrole, egzekucje albo roszczenia, mogą one wpływać na sposób zakończenia likwidacji.

Dobrze przygotowane oświadczenie powinno jasno wskazywać dane spółki, dane likwidatora, zakres oświadczenia, rodzaje postępowań objętych potwierdzeniem, datę złożenia, podstawę wiedzy likwidatora oraz podpis osoby składającej oświadczenie. Warto sformułować je ostrożnie, aby nie obejmowało informacji, których likwidator nie może realnie potwierdzić.

Czym jest oświadczenie likwidatora o braku toczących się postępowań?

Oświadczenie likwidatora to pisemne potwierdzenie określonego stanu wiedzy osoby prowadzącej likwidację. Najczęściej dotyczy tego, że na dzień sporządzenia dokumentu likwidatorowi nie są znane toczące się postępowania przeciwko spółce, z udziałem spółki albo dotyczące jej majątku, zobowiązań lub działalności.

Dokument może mieć charakter wewnętrzny, rejestrowy, dowodowy albo porządkujący. Może być dołączany do dokumentacji likwidacyjnej, uchwał, sprawozdań, wniosków lub akt przekazywanych po zakończeniu działalności spółki. Jego treść powinna być dopasowana do konkretnej sytuacji i rodzaju spółki.

Oświadczenie może dotyczyć między innymi

• braku postępowań sądowych z udziałem spółki,
• braku postępowań administracyjnych,
• braku postępowań podatkowych lub kontrolnych,
• braku postępowań egzekucyjnych,
• braku znanych sporów z kontrahentami,
• braku roszczeń wobec majątku spółki,
• braku innych spraw mogących wpływać na zakończenie likwidacji.

Kiedy takie oświadczenie jest potrzebne?

Oświadczenie może być potrzebne na końcowym etapie likwidacji, gdy likwidator przygotowuje dokumenty potwierdzające, że sprawy spółki zostały uporządkowane. Może być wykorzystywane przy sporządzaniu sprawozdania likwidacyjnego, uchwały o zakończeniu likwidacji, dokumentów dla wspólników albo dokumentów składanych do rejestru.

Dokument może być również przydatny, gdy wspólnicy chcą mieć pisemne potwierdzenie, że likwidator nie posiada informacji o trwających sporach lub postępowaniach. W niektórych sytuacjach oświadczenie może być wymagane przez podmiot zewnętrzny, bank, kontrahenta, księgowość albo osobę przejmującą dokumentację spółki.

Oświadczenie warto przygotować, gdy

• spółka zbliża się do zakończenia likwidacji,
• likwidator przygotowuje dokumenty końcowe,
• wspólnicy chcą potwierdzenia stanu spraw spółki,
• trzeba uporządkować dokumentację likwidacyjną,
• spółka nie prowadzi już bieżącej działalności,
• majątek spółki został podzielony albo przygotowany do podziału,
• nie stwierdzono znanych sporów, roszczeń ani kontroli.

Co powinno zawierać oświadczenie likwidatora?

Oświadczenie powinno zawierać dane spółki, dane likwidatora, wskazanie funkcji likwidatora, datę i miejsce sporządzenia dokumentu, treść oświadczenia, zakres objętych postępowań, ewentualne zastrzeżenie, że oświadczenie jest składane według wiedzy likwidatora na określony dzień, oraz podpis.

Jeżeli w spółce działa więcej niż jeden likwidator, trzeba ustalić, czy oświadczenie składa jeden likwidator, kilku likwidatorów, czy wszyscy likwidatorzy. Warto dostosować podpisy do zasad reprezentacji spółki w likwidacji oraz do dokumentów rejestrowych.

Najważniejsze elementy dokumentu

Dane spółki w oświadczeniu

W dokumencie należy dokładnie oznaczyć spółkę, której dotyczy oświadczenie. Najczęściej wpisuje się pełną nazwę spółki z oznaczeniem „w likwidacji”, siedzibę, adres, numer KRS, NIP i REGON. Dane powinny być zgodne z aktualnym wpisem w rejestrze oraz dokumentacją likwidacyjną.

Jeżeli spółka zmieniała adres, nazwę albo siedzibę, warto upewnić się, że dokument zawiera aktualne dane. Błędy w oznaczeniu spółki mogą utrudnić późniejsze powiązanie oświadczenia z konkretną likwidacją.

W danych spółki warto uwzględnić

• pełną nazwę spółki z dopiskiem „w likwidacji”,
• siedzibę i adres,
• numer KRS,
• NIP i REGON,
• oznaczenie sądu rejestrowego, jeśli jest potrzebne,
• datę otwarcia likwidacji, jeżeli strony chcą ją wskazać,
• dane wynikające z aktualnego wpisu w rejestrze.

Dane likwidatora

Likwidator powinien być oznaczony w sposób umożliwiający jego identyfikację. W praktyce wpisuje się imię, nazwisko, funkcję, a czasami również PESEL, adres albo informację o wpisie jako likwidator w KRS. Jeżeli likwidator działa jako osoba reprezentująca spółkę w likwidacji, warto wskazać jego funkcję bezpośrednio w treści dokumentu.

Jeżeli w spółce jest kilku likwidatorów, dokument może zostać podpisany przez wszystkich albo przez osoby uprawnione zgodnie z zasadami reprezentacji. Przy oświadczeniu dotyczącym braku postępowań często bezpieczniej jest, aby każdy likwidator potwierdził stan swojej wiedzy, jeżeli wszyscy prowadzili sprawy spółki.

Dane likwidatora mogą obejmować

• imię i nazwisko likwidatora,
• funkcję pełnioną w spółce,
• informację, że działa jako likwidator spółki,
• PESEL lub inny identyfikator, jeżeli jest potrzebny,
• adres do korespondencji,
• podstawę ustanowienia likwidatora, jeżeli strony chcą ją wskazać,
• podpis zgodny z zasadami reprezentacji.

Zakres postępowań objętych oświadczeniem

Najważniejszą częścią dokumentu jest zakres oświadczenia. Likwidator powinien wskazać, jakich postępowań dotyczy potwierdzenie. Może chodzić o postępowania sądowe, administracyjne, podatkowe, egzekucyjne, kontrolne, upadłościowe, restrukturyzacyjne albo inne sprawy z udziałem spółki.

Warto unikać zbyt ogólnych sformułowań, jeżeli likwidator nie ma pełnej wiedzy o wszystkich możliwych sprawach. Bezpieczniejsze może być użycie zwrotu, że według wiedzy likwidatora na dzień złożenia oświadczenia nie toczą się określone postępowania.

Zakres oświadczenia

Oświadczenie według wiedzy likwidatora

W wielu sytuacjach warto sformułować dokument jako oświadczenie składane „według wiedzy likwidatora”. Takie sformułowanie jest ostrożniejsze, ponieważ likwidator potwierdza stan znany mu na określony dzień, a nie absolutny brak jakiejkolwiek sprawy, o której mógł nie wiedzieć.

Oświadczenie może brzmieć przykładowo: „Według mojej wiedzy, na dzień złożenia niniejszego oświadczenia, wobec spółki nie toczą się postępowania sądowe, administracyjne, egzekucyjne ani podatkowe mogące mieć wpływ na zakończenie likwidacji”. Takie sformułowanie można dostosować do konkretnej sytuacji.

Dlaczego warto dopisać datę i zakres wiedzy?

• oświadczenie dotyczy konkretnego dnia,
• likwidator nie potwierdza faktów, których nie może realnie znać,
• łatwiej wykazać, jaki stan spraw oceniano,
• dokument jest bardziej ostrożny i precyzyjny,
• zmniejsza ryzyko zbyt szerokiego oświadczenia,
• pozwala powiązać oświadczenie z końcem likwidacji,
• ułatwia późniejsze wyjaśnienie dokumentacji likwidacyjnej.

Brak postępowań sądowych

Postępowania sądowe mogą obejmować sprawy cywilne, gospodarcze, pracownicze, zapłatę, odszkodowania, spory z kontrahentami, roszczenia wspólników albo sprawy dotyczące majątku spółki. Jeżeli takie sprawy istnieją, zakończenie likwidacji może wymagać dodatkowej analizy.

Przed złożeniem oświadczenia warto sprawdzić, czy spółka nie otrzymała pozwów, nakazów zapłaty, wezwań sądowych, pism od pełnomocników, korespondencji elektronicznej z sądu albo informacji o toczących się sprawach. Pomocna może być także rozmowa z księgowością, byłym zarządem lub pełnomocnikiem spółki.

Przy sprawach sądowych warto sprawdzić

• czy spółka była stroną pozwu,
• czy istnieją nakazy zapłaty,
• czy prowadzono spory z kontrahentami,
• czy były wezwania przedsądowe,
• czy są niezakończone sprawy pracownicze,
• czy istnieją roszczenia wspólników,
• czy spółka korzystała z pełnomocnika procesowego.

Brak postępowań administracyjnych

Postępowania administracyjne mogą dotyczyć decyzji, zezwoleń, koncesji, kar administracyjnych, obowiązków środowiskowych, budowlanych, transportowych, sanitarnych albo innych spraw urzędowych. Przy niektórych branżach takie postępowania mogą mieć duże znaczenie dla zakończenia działalności spółki.

Likwidator powinien sprawdzić korespondencję z urzędami i dokumentację spółki. Jeżeli spółka prowadziła działalność regulowaną, miała pozwolenia, zezwolenia albo koncesje, warto upewnić się, czy nie toczą się związane z nimi sprawy.

Postępowania administracyjne mogą dotyczyć

• zezwoleń, koncesji i licencji,
• kar administracyjnych,
• spraw środowiskowych,
• spraw budowlanych lub lokalowych,
• postępowań przed inspekcjami,
• decyzji dotyczących działalności spółki,
• obowiązków wynikających z przepisów branżowych.

Brak postępowań podatkowych i kontroli

Przed zakończeniem likwidacji warto szczególnie uważnie sprawdzić sprawy podatkowe. Mogą istnieć czynności sprawdzające, kontrole, postępowania podatkowe, wezwania do wyjaśnień, zaległości, korekty deklaracji albo inne kwestie wymagające zamknięcia.

Likwidator powinien skonsultować się z księgowością i sprawdzić korespondencję z urzędem skarbowym. Jeżeli spółka składała korekty, miała zaległości albo była objęta kontrolą, nie powinno się składać zbyt szerokiego oświadczenia bez dokładnego ustalenia stanu spraw.

Przy sprawach podatkowych warto sprawdzić

Brak postępowań egzekucyjnych

Postępowanie egzekucyjne może dotyczyć długów spółki, zajęć rachunków bankowych, egzekucji komorniczej, egzekucji administracyjnej albo innych działań wierzycieli. Jeżeli takie postępowanie się toczy, likwidator powinien uwzględnić je w procesie likwidacji.

Przed złożeniem oświadczenia warto sprawdzić, czy spółka nie otrzymała pism od komornika, organu egzekucyjnego, urzędu skarbowego, ZUS albo banku. Warto także przeanalizować historię rachunków bankowych i korespondencję z wierzycielami.

Przy egzekucji warto sprawdzić

• czy rachunki bankowe spółki były zajęte,
• czy spółka otrzymała pisma od komornika,
• czy istnieją tytuły wykonawcze,
• czy urząd prowadzi egzekucję administracyjną,
• czy wierzyciele zgłaszali roszczenia,
• czy są niezapłacone faktury po terminie,
• czy spółka prowadziła negocjacje ugodowe z wierzycielami.

Brak znanych roszczeń kontrahentów

Oświadczenie może obejmować również brak znanych roszczeń ze strony kontrahentów. Chodzi o sytuacje, w których klient, dostawca, podwykonawca albo inny partner biznesowy zgłasza żądanie zapłaty, odszkodowania, zwrotu towaru, reklamacji, wykonania umowy albo usunięcia wad.

Warto pamiętać, że roszczenie kontrahenta nie zawsze oznacza formalne postępowanie. Może istnieć korespondencja mailowa, wezwanie do zapłaty albo spór, który nie trafił jeszcze do sądu. Jeżeli takie sprawy są znane, powinny zostać opisane albo wyłączone z oświadczenia.

Roszczenia mogą wynikać z

• niezapłaconych faktur,
• niewykonanych lub źle wykonanych umów,
• reklamacji klientów,
• odstąpienia od umowy,
• kar umownych,
• wezwań do zapłaty,
• sporów dotyczących dostaw, usług lub jakości.

Co zrobić, jeśli postępowanie jednak się toczy?

Jeżeli wobec spółki toczy się postępowanie, nie należy składać oświadczenia o jego braku w sposób niezgodny ze stanem faktycznym. W takiej sytuacji można przygotować inne oświadczenie, które wskazuje, jakie postępowanie jest w toku, czego dotyczy, na jakim jest etapie i czy wpływa na zakończenie likwidacji.

Czasami postępowanie jest drobne i nie blokuje czynności likwidacyjnych, ale nadal powinno być ujawnione w dokumentacji. W innych przypadkach trzeba poczekać na rozstrzygnięcie albo zabezpieczyć środki na ewentualne zobowiązania.

Jeżeli sprawa istnieje, warto ustalić

Jak przygotować oświadczenie ostrożnie?

Oświadczenie powinno być sformułowane tak, aby odpowiadało rzeczywistej wiedzy likwidatora. Jeżeli likwidator nie jest w stanie potwierdzić absolutnego braku wszystkich możliwych postępowań, warto użyć ostrożnych zapisów, takich jak „według mojej wiedzy” albo „na podstawie dostępnej dokumentacji spółki”.

Można także ograniczyć zakres oświadczenia do konkretnych postępowań, na przykład sądowych, egzekucyjnych i administracyjnych znanych likwidatorowi na dzień podpisania dokumentu. Warto unikać stwierdzeń zbyt szerokich, jeżeli nie były poprzedzone rzetelną weryfikacją.

Ostrożne sformułowania mogą obejmować

• „według mojej wiedzy”,
• „na dzień sporządzenia niniejszego oświadczenia”,
• „na podstawie dostępnej dokumentacji spółki”,
• „nie są mi znane toczące się postępowania”,
• „mogące mieć wpływ na zakończenie likwidacji”,
• „z zastrzeżeniem spraw wskazanych w załączniku”,
• „po dokonaniu przeglądu dokumentacji likwidacyjnej”.

Dokumenty, które warto sprawdzić przed podpisaniem

Przed podpisaniem oświadczenia likwidator powinien przejrzeć dokumentację spółki. Chodzi o korespondencję, umowy, wezwania, pisma z sądów i urzędów, dokumenty księgowe, informacje od pełnomocników, rachunki bankowe, dokumenty kadrowe, decyzje administracyjne i ewentualne zgłoszenia wierzycieli.

Warto również skontaktować się z księgowością, byłym zarządem, pełnomocnikami spółki oraz osobami, które prowadziły sprawy operacyjne. Dzięki temu oświadczenie będzie bardziej rzetelne.

Dokumenty do weryfikacji

Oświadczenie a zakończenie likwidacji

Oświadczenie o braku toczących się postępowań może wspierać dokumentację zakończenia likwidacji, ale nie zastępuje innych wymaganych czynności. Likwidator nadal powinien zadbać o zakończenie interesów spółki, uregulowanie zobowiązań, ściągnięcie należności, sprawozdania, uchwały, dokumenty księgowe i archiwizację.

Jeżeli rzeczywiście nie ma znanych postępowań, oświadczenie może pomóc wykazać, że likwidator dokonał weryfikacji i nie stwierdził przeszkód tego rodzaju. Jeżeli jednak istnieją aktywne sprawy, należy je ująć w dokumentacji i odpowiednio rozliczyć.

Przed zakończeniem likwidacji warto sprawdzić

• czy spółka nie ma znanych sporów i postępowań,
• czy uregulowano zobowiązania,
• czy ściągnięto należności,
• czy zamknięto rachunki i umowy,
• czy przygotowano sprawozdanie likwidacyjne,
• czy wspólnicy podjęli odpowiednie uchwały,
• czy dokumentacja spółki została przekazana do przechowania.

Załączniki do oświadczenia

Do oświadczenia można dołączyć załączniki potwierdzające, że likwidator przeprowadził weryfikację. Nie zawsze jest to konieczne, ale przy większej spółce albo bardziej złożonej likwidacji może być bardzo pomocne. Załączniki mogą również wskazywać wyjątki, jeżeli drobne sprawy istnieją, ale nie wpływają na zakończenie likwidacji.

Warto zachować kopie dokumentów, na podstawie których likwidator składa oświadczenie. Mogą się przydać, jeżeli w przyszłości pojawi się pytanie, na jakiej podstawie potwierdzono brak postępowań.

Możliwe załączniki

• lista spraw sprawdzonych przez likwidatora,
• informacja od księgowości o braku znanych kontroli i zaległości,
• wykaz zakończonych sporów,
• potwierdzenie braku zajęć rachunków bankowych,
• korespondencja z pełnomocnikiem spółki,
• zestawienie zgłoszonych wierzytelności,
• notatka z przeglądu dokumentacji likwidacyjnej.

Najczęstsze błędy w oświadczeniu likwidatora

Najczęstszym błędem jest złożenie zbyt szerokiego oświadczenia bez sprawdzenia dokumentacji. Jeżeli likwidator podpisuje dokument, że nie toczą się żadne postępowania, powinien mieć podstawy do takiego twierdzenia. W przeciwnym razie bezpieczniejsze jest ostrożniejsze sformułowanie.

Błędem jest również brak daty, brak danych spółki, brak danych likwidatora, brak wskazania rodzaju postępowań, brak podpisu, pominięcie znanych spraw albo niezachowanie kopii dokumentu w aktach likwidacyjnych.

Błędy, których warto unikać

• zbyt ogólne oświadczenie bez ograniczenia do wiedzy likwidatora,
• brak daty sporządzenia dokumentu,
• niepełne dane spółki,
• brak wskazania, że spółka jest w likwidacji,
• brak danych likwidatora,
• brak określenia rodzaju postępowań,
• pominięcie znanych sporów lub roszczeń,
• brak podpisu wszystkich wymaganych osób,
• brak zachowania dokumentu w aktach spółki,
• brak wcześniejszej weryfikacji księgowości i korespondencji.

Jak przygotować oświadczenie krok po kroku?

Przygotowanie oświadczenia warto rozpocząć od przeglądu dokumentów spółki. Likwidator powinien sprawdzić korespondencję sądową, urzędową, podatkową, egzekucyjną, księgową i kontraktową. Następnie należy ustalić, czy istnieją sprawy w toku i czy mogą mieć wpływ na zakończenie likwidacji.

Po weryfikacji można przygotować dokument zawierający dane spółki, dane likwidatora, zakres oświadczenia, datę i podpis. Jeżeli istnieją jakiekolwiek znane sprawy, nie należy ich przemilczać — można je opisać w osobnym załączniku albo zmienić treść oświadczenia.

Kolejność przygotowania dokumentu

1. Sprawdź aktualne dane spółki w likwidacji.
2. Ustal, kto jest uprawniony do złożenia oświadczenia jako likwidator.
3. Przejrzyj korespondencję sądową, urzędową i podatkową.
4. Skonsultuj się z księgowością i pełnomocnikami spółki.
5. Sprawdź, czy istnieją znane spory, roszczenia lub egzekucje.
6. Określ zakres postępowań objętych oświadczeniem.
7. Dodaj datę, zastrzeżenie wiedzy i ewentualne załączniki.
8. Podpisz dokument zgodnie z zasadami reprezentacji.
9. Zachowaj oświadczenie w dokumentacji likwidacyjnej.
10. Dołącz dokument do akt lub innych pism, jeżeli jest potrzebny.

Elementy, które warto sprawdzić przed podpisaniem

Przed podpisaniem oświadczenia warto upewnić się, że dokument jest zgodny z rzeczywistym stanem wiedzy likwidatora. Jeżeli likwidator nie sprawdził jeszcze księgowości, korespondencji urzędowej, postępowań sądowych albo zgłoszeń wierzycieli, lepiej najpierw uzupełnić weryfikację.

Trzeba także sprawdzić, czy w treści nie użyto zbyt kategorycznych sformułowań. Oświadczenie powinno być precyzyjne, ostrożne i zgodne z dokumentacją spółki. Warto też upewnić się, że podpisują je właściwe osoby.

Końcowa weryfikacja oświadczenia

• czy dane spółki są aktualne,
• czy wskazano, że spółka jest w likwidacji,
• czy dane likwidatora są prawidłowe,
• czy dokument wskazuje datę oświadczenia,
• czy określono zakres postępowań,
• czy dodano sformułowanie „według wiedzy”, jeśli jest potrzebne,
• czy sprawdzono dokumentację księgową i korespondencję,
• czy nie pominięto znanych roszczeń lub sporów,
• czy dokument został podpisany i zachowany w aktach.

Dlaczego dobrze przygotowane oświadczenie jest ważne?

Dobrze przygotowane oświadczenie likwidatora o braku toczących się postępowań pomaga uporządkować dokumentację likwidacyjną i potwierdzić, że według wiedzy likwidatora nie istnieją znane sprawy, które mogłyby wpływać na zakończenie likwidacji. Dokument ma znaczenie dowodowe, organizacyjne i praktyczne.

Najważniejsze jest, aby oświadczenie zawierało dane spółki, dane likwidatora, wskazanie rodzaju postępowań, datę, ostrożne sformułowanie zakresu wiedzy, podpis oraz ewentualne załączniki potwierdzające weryfikację.

Starannie przygotowany dokument jest szczególnie istotny przy zamykaniu spółki, sporządzaniu dokumentów końcowych, przekazywaniu akt, przygotowywaniu uchwał o zakończeniu likwidacji oraz wszędzie tam, gdzie wspólnicy, sąd rejestrowy, księgowość albo inne podmioty oczekują potwierdzenia, że nie są znane aktywne postępowania dotyczące spółki.