Powierzenie samochodu służbowego zleceniobiorcy – aktualny wzór na rok 2026

Powierzenie samochodu służbowego zleceniobiorcy: kiedy jest potrzebne i co powinno zawierać?

Powierzenie samochodu służbowego zleceniobiorcy to dokument, który reguluje zasady przekazania pojazdu osobie wykonującej umowę zlecenia. Może dotyczyć samochodu firmowego używanego do dojazdów do klientów, przewozu towarów, realizacji usług, obsługi zleceń terenowych, pracy przedstawiciela, kierowcy, kuriera, serwisanta albo innej osoby współpracującej z firmą na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Taki dokument jest ważny, ponieważ zleceniobiorca nie jest pracownikiem w klasycznym rozumieniu, a samochód służbowy często ma dużą wartość i jest objęty ubezpieczeniem, leasingiem, regulaminem floty albo wewnętrznymi zasadami firmy. W dokumencie warto jasno określić kto otrzymuje samochód, jaki pojazd jest powierzany, w jakim celu, na jaki czas, kto płaci za paliwo, mandaty, szkody, serwis, ubezpieczenie oraz kiedy pojazd ma zostać zwrócony.

Dobrze przygotowane powierzenie samochodu pomaga uniknąć sporów o uszkodzenia auta, prywatne przejazdy, koszty eksploatacji, zgubione dokumenty, mandaty, przekroczenie zakresu używania, wyjazdy zagraniczne albo oddanie pojazdu innej osobie bez zgody firmy.

Czym jest powierzenie samochodu służbowego zleceniobiorcy?

Powierzenie samochodu służbowego zleceniobiorcy to formalne przekazanie pojazdu do korzystania w związku z wykonywaniem umowy zlecenia. Nie jest to sprzedaż pojazdu ani typowy najem. Zleceniobiorca otrzymuje samochód po to, aby realizować określone czynności na rzecz zleceniodawcy.

Dokument może mieć formę umowy, porozumienia, załącznika do umowy zlecenia, protokołu przekazania pojazdu albo regulaminu korzystania z samochodu. Najważniejsze, aby zasady były zrozumiałe i podpisane przez strony przed wydaniem kluczyków.

Powierzenie może dotyczyć między innymi

• samochodu osobowego używanego do realizacji zleceń,
• auta dostawczego dla kuriera lub kierowcy,
• pojazdu serwisowego dla technika,
• samochodu dla przedstawiciela handlowego,
• auta używanego do wizyt u klientów,
• pojazdu firmowego udostępnianego czasowo,
• samochodu objętego leasingiem lub flotą firmową.

Kiedy warto przygotować dokument powierzenia samochodu?

Dokument warto przygotować zawsze wtedy, gdy zleceniobiorca ma korzystać z samochodu należącego do firmy, leasingowanego przez firmę albo pozostającego w jej dyspozycji. Dotyczy to zarówno stałego korzystania z pojazdu, jak i czasowego przekazania auta na potrzeby konkretnego zlecenia.

Pisemne ustalenia są szczególnie ważne, gdy zleceniobiorca będzie korzystał z auta poza siedzibą firmy, zabierał samochód do domu, tankował na koszt firmy, korzystał z karty paliwowej, przewoził towar, kontaktował się z klientami albo ponosił odpowiedzialność za powierzony majątek.

Dokument jest szczególnie potrzebny, gdy

• zleceniobiorca regularnie korzysta z samochodu firmowego,
• auto ma być używane poza siedzibą zleceniodawcy,
• firma przekazuje kartę paliwową, dokumenty lub sprzęt,
• samochód jest leasingowany lub objęty polisą flotową,
• zleceniobiorca ma przewozić towar, narzędzia lub klientów,
• strony chcą określić odpowiedzialność za szkody i mandaty,
• samochód ma zostać zwrócony po zakończeniu zlecenia.

Co powinno zawierać powierzenie samochodu służbowego?

Dokument powinien zawierać dane zleceniodawcy, dane zleceniobiorcy, opis samochodu, numer rejestracyjny, VIN, stan licznika, datę przekazania, cel korzystania, czas powierzenia, zasady używania, obowiązki zleceniobiorcy, odpowiedzialność za szkody, mandaty, paliwo, serwis, ubezpieczenie, zakazy oraz zasady zwrotu pojazdu.

Bardzo ważnym elementem jest protokół przekazania samochodu. Powinien zawierać stan pojazdu, przebieg, poziom paliwa, dokumenty, kluczyki, wyposażenie, widoczne uszkodzenia i zdjęcia. Dzięki temu przy zwrocie łatwiej ustalić, czy pojawiły się nowe szkody.

Najważniejsze elementy dokumentu

Dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy

W dokumencie należy dokładnie wskazać firmę przekazującą samochód oraz osobę, która będzie z niego korzystać. Jeżeli zleceniodawcą jest spółka, warto podać jej pełną nazwę, siedzibę, KRS, NIP, REGON i osobę reprezentującą. Jeżeli zleceniobiorcą jest osoba fizyczna, należy wskazać imię, nazwisko, adres, PESEL, numer dokumentu tożsamości i dane kontaktowe.

Jeżeli zleceniobiorca prowadzi działalność gospodarczą, można dodatkowo wskazać firmę, NIP i adres działalności. Warto też wpisać numer prawa jazdy, kategorię uprawnień i ewentualnie datę ważności dokumentu, jeżeli firma chce to kontrolować.

W danych stron warto uwzględnić

• pełną nazwę zleceniodawcy,
• adres siedziby i dane rejestrowe firmy,
• dane osoby reprezentującej firmę,
• imię i nazwisko zleceniobiorcy,
• PESEL, adres i dane kontaktowe,
• numer prawa jazdy zleceniobiorcy,
• numer umowy zlecenia, z którą powierzenie jest powiązane.

Dokładny opis samochodu

Samochód powinien być opisany bardzo dokładnie. Warto wpisać markę, model, rok produkcji, numer rejestracyjny, numer VIN, kolor, przebieg, rodzaj paliwa, numer dowodu rejestracyjnego, informacje o polisie ubezpieczeniowej i terminie badania technicznego.

Opis pojazdu powinien być zgodny z dokumentami samochodu. Jeżeli firma ma kilka podobnych aut, numer VIN i numer rejestracyjny są kluczowe, ponieważ jednoznacznie wskazują, który pojazd został powierzony zleceniobiorcy.

Dane pojazdu

Cel korzystania z samochodu

Dokument powinien określać, do jakich celów zleceniobiorca może używać samochodu. Najczęściej będzie to wykonywanie czynności wynikających z umowy zlecenia, dojazdy do klientów, przewóz narzędzi, dostawy, obsługa zleceń terenowych albo przemieszczanie się między miejscami wykonywania usług.

Jeżeli samochód może być używany także prywatnie, trzeba to wyraźnie zapisać. Brak takiego zapisu może prowadzić do sporu, czy zleceniobiorca mógł korzystać z auta po godzinach, w weekendy, w czasie wolnym albo do celów niezwiązanych ze zleceniem.

Cel korzystania z auta

Zakaz używania prywatnego

Jeżeli firma nie chce, aby zleceniobiorca korzystał z samochodu prywatnie, dokument powinien zawierać wyraźny zakaz. Warto wskazać, że pojazd może być używany wyłącznie w celu wykonywania umowy zlecenia i tylko w zakresie zatwierdzonym przez zleceniodawcę.

Zakaz może dotyczyć przejazdów prywatnych, przewożenia osób prywatnych, wyjazdów wakacyjnych, korzystania w weekendy, parkowania poza uzgodnionym miejscem albo przekazywania samochodu członkom rodziny. Im dokładniejsze zasady, tym łatwiej je egzekwować.

Zakaz używania prywatnego może obejmować

• zakaz przejazdów niezwiązanych ze zleceniem,
• zakaz korzystania po zakończeniu czynności,
• zakaz używania auta w weekendy bez zgody,
• zakaz przewożenia osób trzecich w celach prywatnych,
• zakaz wyjazdów poza uzgodniony obszar,
• zakaz wykorzystywania auta do innej działalności,
• obowiązek zwrotu kosztów przy nieuprawnionym użyciu.

Czas powierzenia samochodu

Powierzenie samochodu może być zawarte na czas trwania umowy zlecenia, na czas wykonania konkretnego zadania, na określony okres albo do odwołania przez zleceniodawcę. W dokumencie warto wskazać datę wydania pojazdu i termin zwrotu.

Jeżeli auto ma zostać zwrócone na każde żądanie firmy, taki zapis powinien znaleźć się w dokumencie. Jest to szczególnie ważne, gdy zlecenie może zakończyć się wcześniej albo gdy zleceniodawca potrzebuje pojazdu do innych celów.

Czas powierzenia może być określony jako

• czas trwania umowy zlecenia,
• okres od konkretnej daty do konkretnej daty,
• czas realizacji określonego zadania,
• czas wykonania projektu,
• okres próbny współpracy,
• powierzenie do odwołania,
• powierzenie z obowiązkiem zwrotu na żądanie firmy.

Protokół przekazania samochodu

Protokół przekazania samochodu powinien zostać sporządzony w dniu wydania pojazdu. To dokument, który potwierdza stan samochodu w chwili przekazania zleceniobiorcy. Powinien zawierać przebieg, poziom paliwa, stan techniczny, wyposażenie, dokumenty, kluczyki, widoczne uszkodzenia i ewentualne zdjęcia.

Protokół jest ważny zarówno dla zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. Chroni firmę przed sporem o nowe uszkodzenia, ale chroni też zleceniobiorcę przed odpowiedzialnością za szkody, które istniały już przed przekazaniem auta.

Elementy protokołu przekazania

Obowiązki zleceniobiorcy

Zleceniobiorca powinien używać samochodu zgodnie z dokumentem powierzenia, umową zlecenia, przepisami ruchu drogowego i zasadami określonymi przez firmę. Powinien dbać o auto, zgłaszać awarie, niezwłocznie informować o kolizjach i zwrócić samochód w ustalonym terminie.

Warto wskazać, że zleceniobiorca nie może samodzielnie dokonywać napraw, przeróbek ani zmian w pojeździe bez zgody zleceniodawcy, chyba że chodzi o nagłą sytuację wymagającą zabezpieczenia pojazdu.

Obowiązki zleceniobiorcy mogą obejmować

• korzystanie z samochodu wyłącznie zgodnie z celem powierzenia,
• przestrzeganie przepisów ruchu drogowego,
• dbanie o stan techniczny i czystość auta,
• zgłaszanie usterek, awarii i szkód,
• zabezpieczanie pojazdu przed kradzieżą,
• pilnowanie dokumentów, kluczy i karty paliwowej,
• zwrot auta w terminie i w ustalonym stanie.

Odpowiedzialność za szkody

Dokument powinien określać odpowiedzialność zleceniobiorcy za szkody powstałe podczas korzystania z samochodu. Może chodzić o uszkodzenie karoserii, wnętrza, opon, szyb, wyposażenia, utratę dokumentów, zgubienie kluczyków, nieprawidłowe tankowanie, szkody z winy zleceniobiorcy albo szkody nieobjęte ubezpieczeniem.

Warto rozróżnić zwykłe zużycie pojazdu od szkód wynikających z niedbalstwa lub niewłaściwego używania. Normalne zużycie zwykle nie powinno być traktowane tak samo jak kolizja, jazda pod wpływem alkoholu, przekazanie auta osobie trzeciej albo rażące zaniedbanie.

Odpowiedzialność za szkody

Mandaty, opłaty drogowe i parkingi

Powierzenie samochodu powinno regulować, kto odpowiada za mandaty, opłaty parkingowe, opłaty drogowe, autostrady, strefy płatnego parkowania, opłaty za odholowanie pojazdu i inne koszty wynikające z używania auta.

Najczęściej mandaty za naruszenia przepisów powinien ponosić kierujący pojazdem. W dokumencie warto zobowiązać zleceniobiorcę do niezwłocznego informowania zleceniodawcy o mandatach, wezwaniach, kontrolach i zdarzeniach drogowych.

Koszty związane z ruchem drogowym

• mandaty za wykroczenia drogowe,
• opłaty parkingowe,
• opłaty za autostrady i drogi płatne,
• kary za brak biletu parkingowego,
• opłaty za odholowanie pojazdu,
• koszty administracyjne związane z ustaleniem kierowcy,
• opłaty wynikające z nieprawidłowego parkowania lub postoju.

Paliwo i karta paliwowa

Jeżeli zleceniobiorca otrzymuje kartę paliwową, dokument powinien określać zasady jej używania. Warto wskazać, że karta może być wykorzystywana wyłącznie do powierzonego samochodu i tylko w związku z wykonywaniem zlecenia.

Trzeba też ustalić, kto ponosi koszty paliwa przy przejazdach prywatnych, jeżeli są dopuszczone. Jeżeli użytek prywatny jest zakazany, dokument powinien przewidywać obowiązek zwrotu kosztów paliwa zużytego niezgodnie z zasadami.

Paliwo i karta paliwowa

Serwis, przeglądy i awarie

Dokument powinien określać, co zleceniobiorca ma zrobić w przypadku awarii, kontrolki ostrzegawczej, przebitej opony, kolizji, konieczności przeglądu albo potrzeby naprawy. Najczęściej powinien niezwłocznie poinformować zleceniodawcę i nie podejmować kosztownych napraw bez zgody.

Warto wskazać, czy samochód ma być serwisowany tylko w określonych punktach, czy zleceniobiorca może korzystać z assistance, kto decyduje o naprawie i kto ponosi koszty szkód wynikających z zaniedbania.

Przy serwisie warto określić

• obowiązek zgłaszania awarii i usterek,
• zakaz samodzielnych napraw bez zgody,
• kontakt do osoby odpowiedzialnej za flotę,
• zasady korzystania z assistance,
• miejsce wykonywania przeglądów,
• odpowiedzialność za szkody wynikające z zaniedbania,
• postępowanie w razie unieruchomienia pojazdu.

Ubezpieczenie samochodu

W dokumencie warto wskazać, czy samochód jest objęty ubezpieczeniem OC, AC, assistance, NNW albo innymi pakietami. Zleceniobiorca powinien wiedzieć, jak postępować w razie szkody, gdzie zadzwonić, jakie dokumenty zebrać i kiedy poinformować firmę.

Jeżeli szkoda nie zostanie pokryta przez ubezpieczyciela z powodu naruszenia zasad korzystania z pojazdu, dokument może przewidywać odpowiedzialność zleceniobiorcy. Dotyczy to zwłaszcza jazdy pod wpływem alkoholu, udostępnienia auta osobie trzeciej, braku zgłoszenia szkody albo użycia auta niezgodnie z umową.

Ubezpieczenie w dokumencie

Zakaz udostępniania auta osobom trzecim

Powierzenie samochodu powinno jasno wskazywać, czy zleceniobiorca może przekazywać auto innym osobom. Najczęściej firma chce, aby samochodem kierował wyłącznie zleceniobiorca wskazany w dokumencie. W takim przypadku warto wpisać zakaz udostępniania pojazdu osobom trzecim bez pisemnej zgody.

Zakaz powinien obejmować członków rodziny, znajomych, innych zleceniobiorców, podwykonawców i osoby niewskazane przez firmę. Jeżeli zleceniobiorca naruszy zakaz, może odpowiadać za szkody, mandaty i inne konsekwencje.

Zakaz może obejmować

• zakaz przekazywania kluczyków innym osobom,
• zakaz używania auta przez członków rodziny,
• zakaz oddawania pojazdu podwykonawcom,
• zakaz wykorzystywania auta do innych zleceń,
• zakaz wynajmowania lub użyczania pojazdu,
• obowiązek uzyskania pisemnej zgody na dodatkowego kierowcę,
• odpowiedzialność za naruszenie zakazu.

Wyjazdy zagraniczne samochodem służbowym

Jeżeli zleceniobiorca może wyjeżdżać samochodem za granicę, dokument powinien to wyraźnie przewidywać. Warto wskazać, do jakich krajów można wyjeżdżać, czy potrzebna jest zgoda firmy, czy polisa obejmuje wyjazd i kto ponosi koszty opłat drogowych.

Przy samochodzie leasingowanym albo flotowym mogą obowiązywać dodatkowe ograniczenia. Przed wyjazdem warto sprawdzić warunki leasingu, ubezpieczenia i dokumenty wymagane przez firmę finansującą.

Przy wyjazdach zagranicznych warto ustalić

• czy wyjazd zagraniczny jest dozwolony,
• czy wymagana jest pisemna zgoda firmy,
• do jakich krajów można wyjechać,
• czy ubezpieczenie obejmuje dany kraj,
• czy leasingodawca wymaga zgody,
• kto płaci opłaty drogowe i parkingowe,
• jak postępować w razie szkody za granicą.

Monitoring GPS i kontrola używania pojazdu

Niektóre firmy korzystają z systemów GPS, telematyki, kart paliwowych, raportów przebiegu lub aplikacji do kontroli pojazdów. Jeżeli samochód jest monitorowany, zleceniobiorca powinien zostać o tym poinformowany w sposób zgodny z zasadami obowiązującymi w firmie.

W dokumencie warto wskazać, że pojazd może być objęty monitoringiem trasy, przebiegu, tankowań, stylu jazdy albo lokalizacji w celu ochrony mienia, rozliczenia zlecenia i kontroli kosztów. Zakres monitoringu powinien być adekwatny do celu.

Monitoring może obejmować

• lokalizację pojazdu,
• przebieg i trasy,
• tankowania i zużycie paliwa,
• czas korzystania z pojazdu,
• styl jazdy,
• alerty o kolizjach lub awariach,
• raporty kosztów i wykorzystania auta.

Zwrot samochodu po zakończeniu zlecenia

Dokument powinien określać, kiedy i gdzie zleceniobiorca ma zwrócić samochód. Najczęściej zwrot następuje po zakończeniu umowy zlecenia, po zakończeniu konkretnego zadania, na żądanie zleceniodawcy albo w dniu wskazanym w dokumencie.

Przy zwrocie warto sporządzić protokół odbioru. Powinien zawierać stan licznika, poziom paliwa, stan pojazdu, dokumenty, kluczyki, wyposażenie, widoczne szkody i rozliczenie ewentualnych kosztów.

Przy zwrocie samochodu warto sprawdzić

• stan licznika przy zwrocie,
• poziom paliwa,
• stan karoserii i wnętrza,
• komplet dokumentów, kluczy i kart,
• wyposażenie obowiązkowe i dodatkowe,
• czystość pojazdu,
• nowe szkody lub braki.

Rozliczenie po zwrocie samochodu

Po zwrocie auta strony powinny rozliczyć ewentualne mandaty, paliwo, opłaty parkingowe, szkody, braki w wyposażeniu, utratę dokumentów, udział własny w szkodzie, koszty nieuprawnionego użycia i inne należności wynikające z korzystania z samochodu.

Jeżeli przy zwrocie pojazdu stwierdzono uszkodzenia, warto wykonać zdjęcia, przygotować kosztorys i wskazać, czy szkoda zostanie zgłoszona z ubezpieczenia, czy rozliczona bezpośrednio ze zleceniobiorcą zgodnie z dokumentem.

Rozliczenie końcowe

Powierzenie samochodu a umowa zlecenia

Dokument powierzenia samochodu powinien być spójny z umową zlecenia. Jeżeli samochód jest niezbędny do wykonywania zlecenia, warto wskazać, że zostaje przekazany wyłącznie w celu realizacji czynności określonych w umowie zlecenia.

Trzeba jednak uważać, aby sposób organizacji współpracy nie tworzył w praktyce cech typowych dla stosunku pracy, jeżeli zleceniobiorca ma formalnie działać na podstawie umowy cywilnoprawnej. Samo powierzenie samochodu nie przesądza o rodzaju współpracy, ale może być jednym z elementów oceny.

Spójność z umową zlecenia

• cel używania auta powinien odpowiadać zakresowi zlecenia,
• czas powierzenia powinien być powiązany z okresem współpracy,
• rozliczenie kosztów powinno być jasne,
• odpowiedzialność za pojazd powinna być opisana osobno,
• zwrot auta powinien następować po zakończeniu zlecenia,
• należy unikać niejasności w zakresie podporządkowania,
• warto zachować protokoły i dokumentację przekazania.

Załączniki do powierzenia samochodu

Do dokumentu warto dołączyć załączniki, które ułatwią późniejsze rozliczenia. Najważniejszy jest protokół przekazania pojazdu, ale przy większej flocie przydatny może być również regulamin korzystania z samochodów, tabela opłat, instrukcja postępowania w razie szkody i lista przekazanego wyposażenia.

Załączniki powinny być wymienione w dokumencie i podpisane albo zaakceptowane przez zleceniobiorcę. Dzięki temu nie będzie wątpliwości, jakie zasady obowiązywały przy korzystaniu z auta.

Możliwe załączniki

• protokół przekazania samochodu,
• protokół zwrotu samochodu,
• lista wyposażenia pojazdu,
• regulamin korzystania z aut firmowych,
• instrukcja postępowania w razie kolizji lub awarii,
• zasady używania karty paliwowej,
• zdjęcia pojazdu z dnia przekazania.

Najczęstsze błędy przy powierzeniu samochodu zleceniobiorcy

Najczęstszym błędem jest przekazanie auta bez pisemnego dokumentu i bez protokołu. Jeżeli nie wiadomo, w jakim stanie pojazd został wydany, trudno później ustalić, czy szkoda powstała w czasie korzystania przez zleceniobiorcę.

Często pomija się także zasady używania prywatnego, odpowiedzialność za mandaty, paliwo, kartę paliwową, zakaz udostępniania auta osobom trzecim, wyjazdy zagraniczne, procedurę szkody i obowiązek zwrotu samochodu po zakończeniu zlecenia.

Błędy, których warto unikać

• brak protokołu przekazania pojazdu,
• brak dokładnego opisu auta,
• brak stanu licznika i poziomu paliwa,
• nieuregulowane używanie prywatne,
• brak odpowiedzialności za szkody i mandaty,
• brak zasad korzystania z karty paliwowej,
• brak zakazu udostępniania auta osobom trzecim,
• brak procedury zgłaszania awarii i kolizji,
• brak zasad wyjazdów zagranicznych,
• brak protokołu zwrotu pojazdu.

Jak przygotować powierzenie samochodu krok po kroku?

Przygotowanie dokumentu warto rozpocząć od zebrania danych stron i danych pojazdu. Następnie trzeba określić cel używania auta, czas powierzenia, odpowiedzialność zleceniobiorcy, zasady paliwa, serwisu, ubezpieczenia, mandatów i zwrotu samochodu.

Przed wydaniem auta należy sporządzić protokół przekazania i udokumentować stan pojazdu. Przy zwrocie trzeba przygotować protokół odbioru i porównać stan samochodu z dokumentem początkowym.

Kolejność przygotowania dokumentu

1. Zbierz dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy.
2. Sprawdź numer umowy zlecenia, z którą powiązane jest powierzenie.
3. Wpisz dokładne dane samochodu.
4. Określ cel i zakres korzystania z auta.
5. Ustal czas powierzenia i zasady zwrotu.
6. Opisz obowiązki zleceniobiorcy.
7. Ureguluj paliwo, kartę paliwową, mandaty i opłaty.
8. Dodaj odpowiedzialność za szkody i procedurę awarii.
9. Przygotuj protokół przekazania i dokumentację zdjęciową.
10. Podpisz dokument przed wydaniem kluczyków.

Elementy, które warto sprawdzić przed podpisaniem

Przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić, czy zleceniobiorca ma ważne prawo jazdy, czy zna zasady korzystania z auta, czy otrzymał instrukcję postępowania w razie kolizji i czy dokument jest zgodny z polisą, leasingiem oraz regulaminem floty.

Warto również upewnić się, że opisano użytek prywatny, mandaty, paliwo, odpowiedzialność za szkody, zakaz udostępniania auta innym osobom i termin zwrotu pojazdu. Te elementy najczęściej prowadzą do sporów po zakończeniu współpracy.

Końcowa weryfikacja dokumentu

• czy dane stron są prawidłowe,
• czy samochód został dokładnie opisany,
• czy wpisano numer VIN i numer rejestracyjny,
• czy określono cel korzystania z auta,
• czy uregulowano użytek prywatny,
• czy opisano odpowiedzialność za szkody i mandaty,
• czy przygotowano protokół przekazania,
• czy zleceniobiorca odebrał dokumenty, klucze i kartę paliwową,
• czy ustalono termin i miejsce zwrotu samochodu.

Dlaczego dobrze przygotowane powierzenie samochodu jest ważne?

Dobrze przygotowane powierzenie samochodu służbowego zleceniobiorcy chroni interesy zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Pozwala jasno ustalić, kiedy i w jakim celu auto zostało przekazane, kto może nim kierować, kto płaci za koszty, kto odpowiada za szkody i jak wygląda zwrot pojazdu.

Najważniejsze jest, aby dokument zawierał dane stron, dane samochodu, cel używania, czas powierzenia, obowiązki zleceniobiorcy, zasady paliwa i karty paliwowej, odpowiedzialność za szkody i mandaty, zakazy, procedurę awarii, ubezpieczenie, protokół przekazania oraz zasady zwrotu auta.

Starannie przygotowany dokument jest szczególnie istotny, gdy samochód ma dużą wartość, jest leasingowany, używany regularnie przez zleceniobiorcę albo wykorzystywany do obsługi klientów, dostaw, serwisu, transportu lub innych czynności wykonywanych na rzecz firmy.