Uchwała o wynagrodzeniu członka zarządu
Chcesz ustalić wynagrodzenie członka zarządu i potrzebujesz uchwały do dokumentacji spółki? Przygotu…
Chcesz uregulować regularną dostawę towarów i jasno określić ilości, terminy, cenę oraz odpowiedzialność stron? Przygotuj umowę dostawy online. Uzupełnij dane dostawcy, odbiorcy i warunki realizacji, a gotowy dokument pobierzesz w formacie Word, PDF i RTF.
Dokument przygotowany na podstawie art. 605 Kodeksu cywilnego.
Dostawca:
,
NIP: ,
z siedzibą: ,
reprezentowany przez: ,
zwany dalej „Dostawcą".
Odbiorca:
,
NIP: ,
z siedzibą: ,
reprezentowany przez: ,
zwany dalej „Odbiorcą".
Dostawca odpowiada za wady fizyczne i prawne towaru z tytułu rękojmi na zasadach Kodeksu cywilnego.
Strony nie odpowiadają za niewykonanie umowy wskutek siły wyższej. Strona nią dotknięta niezwłocznie zawiadomi drugą stronę, wskazując przewidywany czas trwania przeszkody.
W , dnia
Umowa dostawy to dokument regulujący zasady dostarczania określonych rzeczy, produktów, materiałów, towarów albo komponentów między dostawcą a odbiorcą. Najczęściej stosuje się ją w relacjach biznesowych, gdy jedna firma zobowiązuje się wytworzyć, przygotować albo regularnie dostarczać określone produkty, a druga firma zobowiązuje się je odebrać i zapłacić ustaloną cenę.
Taka umowa jest szczególnie przydatna przy stałej współpracy handlowej, produkcyjnej, magazynowej, hurtowej, budowlanej, gastronomicznej, przemysłowej albo e-commerce. Dobrze przygotowany dokument powinien jasno określać strony umowy, przedmiot dostawy, ilość i jakość produktów, terminy, miejsce dostawy, cenę, warunki płatności, transport, odpowiedzialność, reklamacje, kary umowne oraz zasady zakończenia współpracy.
Umowa dostawy pomaga uniknąć sporów o to, co dokładnie ma zostać dostarczone, w jakiej ilości, w jakim terminie, kto odpowiada za transport, kiedy przechodzi ryzyko uszkodzenia towaru i jak postępować, jeśli dostawa jest opóźniona, niekompletna albo wadliwa.
Umowa dostawy polega na tym, że dostawca zobowiązuje się dostarczyć odbiorcy określone rzeczy, towary, produkty albo materiały, najczęściej w ustalonym terminie lub według harmonogramu. Odbiorca natomiast zobowiązuje się odebrać dostawę i zapłacić uzgodnioną cenę.
W praktyce umowa dostawy może dotyczyć jednej konkretnej dostawy albo długoterminowej współpracy. Może obejmować produkty gotowe, części, półprodukty, surowce, opakowania, sprzęt, materiały budowlane, artykuły spożywcze, elementy produkcyjne, towary handlowe albo inne rzeczy potrzebne odbiorcy do prowadzenia działalności.
Umowę warto podpisać zawsze wtedy, gdy dostawy mają znaczenie dla bieżącej działalności odbiorcy. Jeżeli brak towaru może zatrzymać produkcję, sprzedaż, budowę, obsługę klienta albo realizację zamówień, ustne ustalenia mogą być niewystarczające.
Dokument jest szczególnie ważny przy długoterminowej współpracy, dużych wolumenach, produktach o określonych parametrach, dostawach terminowych, towarach sezonowych, produktach specjalistycznych albo współpracy, w której dostawca przygotowuje produkty według wymagań odbiorcy.
Umowa dostawy powinna dokładnie określać, co ma zostać dostarczone, w jakiej ilości, jakości, cenie i terminie. Warto opisać także sposób składania zamówień, potwierdzania dostaw, odbioru towaru, zgłaszania wad, rozliczania płatności i kończenia współpracy.
Jeżeli strony planują wiele dostaw, warto przygotować umowę ramową oraz osobne zamówienia. Umowa ramowa określa ogólne zasady współpracy, a poszczególne zamówienia wskazują konkretną ilość, termin, cenę i miejsce dostawy.
| Element umowy | Co wpisać? | Dlaczego jest ważny? |
|---|---|---|
| Dane stron | dane dostawcy i odbiorcy | Pozwalają ustalić, kto dostarcza towar i kto go odbiera. |
| Przedmiot dostawy | rodzaj towaru, parametry, specyfikacja, ilość | Określa, co dokładnie ma zostać dostarczone. |
| Terminy | data dostawy, harmonogram, czas realizacji zamówień | Chroni ciągłość sprzedaży, produkcji lub projektu. |
| Cena | cena jednostkowa, waluta, rabaty, zmiana cen | Porządkuje rozliczenia finansowe. |
| Odbiór towaru | miejsce, osoba odbierająca, dokumenty, protokół | Potwierdza wykonanie dostawy. |
| Reklamacje | termin zgłoszenia wad, procedura, wymiana, naprawa | Ułatwia postępowanie przy wadliwej dostawie. |
W umowie należy wskazać pełne dane dostawcy i odbiorcy. Jeżeli stronami są przedsiębiorcy, warto podać nazwę firmy, adres siedziby, NIP, REGON, KRS oraz dane osób reprezentujących. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej należy zadbać o zgodność danych z rejestrem.
W praktyce warto dodać także dane osób kontaktowych odpowiedzialnych za zamówienia, magazyn, księgowość, transport i reklamacje. Przy stałej współpracy takie informacje bardzo ułatwiają codzienną realizację dostaw.
Przedmiot dostawy powinien być opisany bardzo dokładnie. Warto wskazać nazwę produktu, typ, model, kod, numer katalogowy, parametry techniczne, skład, standard jakości, opakowanie, jednostkę miary, ilość i ewentualne normy, które produkt powinien spełniać.
Jeżeli produkty są przygotowywane według specyfikacji odbiorcy, należy dołączyć specyfikację jako załącznik. Może to być opis techniczny, rysunek, próbka, receptura, standard opakowania, karta produktu, lista komponentów albo inny dokument określający wymagania.
Umowa powinna określać, czy dostawca ma dostarczyć jedną konkretną ilość towaru, czy dostawy będą realizowane partiami. Przy stałej współpracy warto ustalić minimalne i maksymalne ilości, częstotliwość dostaw, czas realizacji zamówienia oraz zasady zmiany harmonogramu.
Jeżeli odbiorca nie może z góry określić dokładnej ilości towaru, można zastosować zamówienia cząstkowe. Wtedy umowa ramowa określa zasady ogólne, a każde zamówienie doprecyzowuje ilość, termin i miejsce dostawy.
| Model dostawy | Jak działa? | Kiedy się sprawdza? |
|---|---|---|
| Jednorazowa dostawa | dostawca dostarcza całą ilość w jednym terminie | przy pojedynczym zamówieniu lub projekcie |
| Dostawy partiami | towar jest dostarczany w częściach | przy większych zamówieniach i ograniczonej przestrzeni magazynowej |
| Dostawy cykliczne | dostawy odbywają się regularnie, np. co tydzień | przy stałym zapotrzebowaniu odbiorcy |
| Zamówienia cząstkowe | odbiorca składa zamówienia według potrzeb | gdy ilość towaru zmienia się w czasie |
| Minimalny wolumen | odbiorca zobowiązuje się do zakupu określonej ilości | gdy dostawca rezerwuje moce produkcyjne lub magazynowe |
W umowie dostawy warto bardzo dokładnie określić wymagania jakościowe. Może to obejmować normy, certyfikaty, parametry techniczne, skład, datę ważności, sposób pakowania, zgodność z próbką, zgodność z dokumentacją albo wymagania branżowe.
Jeżeli jakość towaru ma kluczowe znaczenie dla dalszej produkcji lub sprzedaży, warto opisać procedurę kontroli jakości. Można ustalić, że odbiorca ma określony czas na sprawdzenie dostawy i zgłoszenie zastrzeżeń.
Umowa powinna jasno określać cenę dostawy. Może to być cena jednostkowa, cena za partię, cena za kilogram, sztukę, metr, paletę, tonę albo inna jednostka rozliczeniowa. Należy wskazać, czy cena jest netto czy brutto oraz czy obejmuje transport, opakowanie, ubezpieczenie i inne koszty.
Przy stałej współpracy warto określić, czy cena jest stała przez cały okres umowy, czy może ulegać zmianie. Jeżeli cena zależy od kosztów surowców, kursów walut, energii, paliwa albo innych czynników, dobrze jest opisać mechanizm aktualizacji ceny.
Przy długoterminowej umowie dostawy cena może wymagać aktualizacji. Zmiany mogą wynikać z kosztów surowców, kursów walut, inflacji, kosztów transportu, energii, pracy, opłat publicznych albo zmian wymagań odbiorcy. Warto ustalić, kiedy i jak cena może zostać zmieniona.
Mechanizm zmiany ceny powinien być przejrzysty. Można przewidzieć okres obowiązywania cennika, termin powiadomienia o zmianie, prawo odbiorcy do rezygnacji z zamówienia albo obowiązek pisemnego potwierdzenia nowej ceny.
| Mechanizm | Jak działa? | Kiedy może być przydatny? |
|---|---|---|
| Stała cena | cena nie zmienia się przez określony czas | przy krótkich umowach lub stabilnych kosztach |
| Cennik okresowy | ceny obowiązują np. przez miesiąc lub kwartał | przy regularnych dostawach |
| Waloryzacja | cena zmienia się według ustalonego wskaźnika | przy dłuższych umowach |
| Zmiana po powiadomieniu | dostawca informuje o nowej cenie z wyprzedzeniem | przy zmiennych kosztach surowców |
| Indywidualna akceptacja | każda nowa cena wymaga akceptacji odbiorcy | przy nieregularnych zamówieniach |
Umowa powinna określać, gdzie i jak towar ma zostać dostarczony. Należy wskazać adres dostawy, magazyn, rampę, osobę odpowiedzialną za odbiór, godziny przyjęć, wymagania dotyczące awizacji oraz dokumenty potrzebne przy dostawie.
Warto również określić, kto organizuje transport i kto ponosi jego koszty. Dostawca może dostarczać towar własnym transportem, korzystać z przewoźnika albo odbiorca może odbierać towar we własnym zakresie.
Odbiór dostawy powinien być opisany w umowie. Odbiorca może potwierdzić dostawę podpisem na dokumencie WZ, liście przewozowym, protokole odbioru, potwierdzeniu elektronicznym albo innym dokumencie. Warto określić, kto jest uprawniony do odbioru towaru.
Przy dostawie towarów podatnych na uszkodzenia, produktów o dużej wartości albo dostawach specjalistycznych warto przewidzieć procedurę sprawdzenia towaru przy odbiorze. Może ona obejmować kontrolę ilości, stanu opakowania, temperatury, dokumentów i widocznych uszkodzeń.
Do dostawy mogą być potrzebne różne dokumenty, w zależności od rodzaju towaru i branży. Mogą to być faktura, dokument WZ, list przewozowy, specyfikacja towaru, certyfikat jakości, atest, karta produktu, karta charakterystyki, instrukcja, dokument gwarancyjny albo protokół odbioru.
W umowie warto wskazać, które dokumenty dostawca ma przekazać razem z towarem, a które może przesłać elektronicznie. Brak dokumentów może utrudnić odbiór, sprzedaż, produkcję, księgowanie albo reklamacje.
| Dokument | Kiedy jest potrzebny? | Do czego służy? |
|---|---|---|
| Faktura | przy rozliczeniu sprzedaży lub dostawy | jest podstawą płatności i księgowania |
| WZ | przy wydaniu towaru z magazynu | potwierdza wydanie określonej ilości towaru |
| List przewozowy | przy transporcie towaru | potwierdza przewóz i odbiór przesyłki |
| Certyfikat jakości | przy towarach wymagających parametrów jakościowych | potwierdza zgodność z wymaganiami |
| Karta produktu | przy produktach technicznych, chemicznych lub specjalistycznych | opisuje właściwości i sposób użycia |
Umowa dostawy powinna określać, jak odbiorca zgłasza wady towaru. Wady mogą dotyczyć jakości, ilości, uszkodzenia, niezgodności ze specyfikacją, opóźnienia, braku dokumentów, błędnego opakowania albo dostarczenia innego produktu niż zamówiony.
Warto ustalić termin na zgłoszenie reklamacji, sposób jej złożenia, dokumenty wymagane do rozpatrzenia oraz możliwe rozwiązania: wymianę towaru, uzupełnienie braków, obniżenie ceny, naprawę, ponowną dostawę albo zwrot pieniędzy.
Opóźnienie dostawy może spowodować realne straty po stronie odbiorcy, zwłaszcza gdy towar jest potrzebny do produkcji, sprzedaży, budowy albo realizacji zamówień klientów. Dlatego warto określić, co dzieje się w przypadku niedotrzymania terminu.
Umowa może przewidywać obowiązek natychmiastowego poinformowania odbiorcy o zagrożeniu opóźnieniem, karę umowną, prawo do anulowania zamówienia, dostawę zastępczą, obniżenie ceny albo odpowiedzialność za udokumentowane koszty.
Kary umowne mogą zabezpieczać najważniejsze obowiązki dostawcy i odbiorcy. Najczęściej dotyczą opóźnienia dostawy, dostarczenia towaru niezgodnego z umową, braku dokumentów, naruszenia poufności, nieodebrania zamówionej partii albo anulowania zamówienia bez podstawy.
Kary powinny być rozsądne i dopasowane do wartości dostawy. Warto określić ich wysokość, sposób naliczania, maksymalny limit oraz to, czy strona może dochodzić odszkodowania przewyższającego karę umowną.
| Przyczyna kary | Jak można ją określić? | Na co uważać? |
|---|---|---|
| Opóźnienie dostawy | procent wartości dostawy za każdy dzień opóźnienia | kara powinna być proporcjonalna do wartości zamówienia |
| Brak odbioru towaru | kara za nieuzasadnione nieodebranie dostawy | warto określić wyjątki, np. wadliwa dostawa |
| Wadliwy towar | kara za dostawę niezgodną ze specyfikacją | trzeba jasno opisać wymagania jakościowe |
| Brak dokumentów | kara za niedostarczenie wymaganych certyfikatów | warto wskazać, które dokumenty są obowiązkowe |
| Naruszenie poufności | jednorazowa kara za ujawnienie informacji | trzeba określić, co jest informacją poufną |
W umowie należy określić, kto odpowiada za transport i w którym momencie ryzyko uszkodzenia albo utraty towaru przechodzi na odbiorcę. Może to być moment wydania towaru przewoźnikowi, moment dostarczenia do magazynu odbiorcy albo moment podpisania dokumentu odbioru.
Ta kwestia jest bardzo ważna, ponieważ w razie uszkodzenia towaru trzeba ustalić, kto ponosi konsekwencje i kto powinien dochodzić roszczeń od przewoźnika lub ubezpieczyciela.
W wielu branżach sposób opakowania ma duże znaczenie. Towar powinien być zabezpieczony przed uszkodzeniem, wilgocią, temperaturą, zanieczyszczeniem, pomyłką magazynową albo utratą właściwości. Umowa może wskazywać wymagania dotyczące opakowań jednostkowych, zbiorczych, palet, etykiet i oznaczeń.
Jeżeli odbiorca wymaga własnego brandingu, kodów kreskowych, numerów partii, dat ważności, instrukcji albo oznaczeń logistycznych, warto opisać to w załączniku. Brak zgodnego oznaczenia może utrudnić przyjęcie towaru do magazynu lub dalszą sprzedaż.
Jeżeli dostawca przygotowuje produkty według indywidualnych wymagań odbiorcy, umowa powinna szczegółowo opisywać specyfikację, zatwierdzanie próbek, terminy produkcji, możliwość zmian, minimalne ilości zamówienia oraz zasady anulowania.
Produkty na zamówienie mogą być trudniejsze do odsprzedaży innemu klientowi, dlatego dostawca może chcieć zabezpieczyć się zaliczką, minimalnym wolumenem, zakazem anulowania po rozpoczęciu produkcji albo obowiązkiem odbioru wyprodukowanej partii.
Przy stałej współpracy dobrym rozwiązaniem może być umowa ramowa dostawy. Określa ona ogólne zasady współpracy, takie jak terminy, jakość, ceny, płatności, reklamacje, transport i odpowiedzialność. Konkretne dostawy są następnie realizowane na podstawie osobnych zamówień.
Umowa ramowa ułatwia współpracę, ponieważ nie trzeba za każdym razem negocjować wszystkich warunków od początku. Wystarczy złożyć zamówienie zgodnie z procedurą ustaloną w umowie.
Przy długoterminowej współpracy dostawca i odbiorca mogą wymieniać informacje poufne, takie jak ceny, rabaty, marże, plany sprzedaży, specyfikacje, receptury, dane klientów, harmonogramy produkcji albo dokumentację techniczną. Warto zabezpieczyć je klauzulą poufności.
Poufność może obowiązywać zarówno w czasie trwania umowy, jak i po jej zakończeniu. Szczególnie ważne jest to wtedy, gdy dostawca produkuje towary według indywidualnej specyfikacji odbiorcy albo odbiorca ujawnia swoje dane handlowe.
Umowa dostawy może zostać zawarta na czas określony albo nieokreślony. Przy jednorazowej dostawie umowa zwykle kończy się po dostarczeniu towaru i rozliczeniu płatności. Przy stałej współpracy warto określić okres obowiązywania i zasady wypowiedzenia.
Wypowiedzenie powinno uwzględniać zamówienia już złożone, produkty w trakcie produkcji, zapasy przygotowane dla odbiorcy, zaliczki, reklamacje i rozliczenia. Bez takich zasad zakończenie współpracy może prowadzić do sporu o niedostarczone albo wyprodukowane towary.
W umowie warto przewidzieć sytuacje, w których dostawa staje się niemożliwa albo znacznie utrudniona z przyczyn niezależnych od stron. Może to dotyczyć awarii, braku surowców, zdarzeń pogodowych, zamknięcia granic, zakłóceń transportowych, pożaru, powodzi albo innych nadzwyczajnych okoliczności.
Klauzula siły wyższej powinna określać obowiązek poinformowania drugiej strony, przewidywany czas opóźnienia, możliwość zmiany terminu, częściowej dostawy albo rozwiązania umowy, jeśli przeszkoda trwa zbyt długo.
Najczęstszym błędem jest zbyt ogólny opis towaru. Jeżeli umowa nie wskazuje jakości, parametrów, ilości, opakowania i dokumentów, strony mogą różnie rozumieć przedmiot dostawy. Problem często pojawia się dopiero przy reklamacji albo opóźnieniu.
Często pomija się także procedurę zamówień, termin realizacji, przejście ryzyka, koszt transportu, sposób odbioru, terminy reklamacji, zasady zmiany cen i skutki wypowiedzenia umowy. Przy stałych dostawach takie braki mogą powodować powtarzające się konflikty.
Przygotowanie umowy warto rozpocząć od dokładnego opisania towaru. Następnie trzeba ustalić ilość, terminy, miejsce dostawy, transport, cenę, płatności, dokumenty, odbiór, reklamacje i odpowiedzialność. Przy stałej współpracy warto dodać zasady składania zamówień i wypowiedzenia.
Jeżeli produkty są specjalistyczne, dobrze jest przygotować załącznik ze specyfikacją. Jeżeli współpraca obejmuje wiele dostaw, warto opracować wzór zamówienia i procedurę jego potwierdzania.
Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy towar jest opisany wystarczająco dokładnie i czy dostawca rzeczywiście jest w stanie spełnić wymagania odbiorcy. Trzeba też upewnić się, że terminy, ceny i zasady transportu są realne.
Przy długoterminowej współpracy warto przeanalizować ryzyko wzrostu cen, braków surowców, opóźnień transportowych, sezonowości, minimalnych zamówień oraz zmian w zapotrzebowaniu odbiorcy. Dobrze przygotowana umowa powinna przewidywać przynajmniej najważniejsze z tych sytuacji.
Dobrze przygotowana umowa dostawy porządkuje współpracę między dostawcą a odbiorcą. Dzięki niej strony wiedzą, jaki towar ma zostać dostarczony, kiedy, za jaką cenę, w jakiej jakości, z jakimi dokumentami i kto odpowiada za poszczególne etapy realizacji.
Najważniejsze jest, aby dokument zawierał dane stron, dokładny opis towaru, ilość, jakość, terminy, miejsce dostawy, cenę, płatności, transport, przejście ryzyka, dokumenty dostawy, odbiór, reklamacje, odpowiedzialność, kary umowne oraz zasady wypowiedzenia.
Starannie przygotowany dokument jest szczególnie ważny przy stałych dostawach, produkcji, sprzedaży hurtowej i współpracy B2B. W takich relacjach nawet jedno opóźnienie, wadliwa partia albo niejasna cena może spowodować realne straty, dlatego warto ustalić zasady dostawy jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.
Chcesz ustalić wynagrodzenie członka zarządu i potrzebujesz uchwały do dokumentacji spółki? Przygotu…
Chcesz upoważnić osobę do reprezentowania spółki przed urzędem, kontrahentem lub inną instytucją? Pr…
Zlecasz organizację przewozu towaru i chcesz określić obowiązki spedytora, wynagrodzenie oraz odpowi…