Umowa użyczenia adresu siedziby: kiedy jest potrzebna i co powinna zawierać?
Umowa użyczenia adresu siedziby to dokument, w którym właściciel albo osoba uprawniona do dysponowania lokalem zgadza się, aby inna osoba, firma, spółka, fundacja albo stowarzyszenie korzystało z danego adresu jako adresu siedziby, adresu korespondencyjnego albo miejsca prowadzenia działalności. W praktyce taka umowa jest często stosowana, gdy przedsiębiorca rejestruje działalność pod adresem mieszkania członka rodziny, wspólnika, znajomego albo w lokalu, którego nie wynajmuje odpłatnie.
Dokument jest przydatny szczególnie wtedy, gdy podmiot chce wykazać, że ma podstawę do posługiwania się konkretnym adresem. Może być potrzebny przy rejestracji działalności, aktualizacji danych w CEIDG, KRS, urzędzie skarbowym, banku, u księgowości albo przy zawieraniu umów z kontrahentami. Dobrze przygotowana umowa powinna określać dane stron, dokładny adres lokalu, zakres użyczenia, czas trwania, zasady odbioru korespondencji, odpowiedzialność, możliwość kontroli oraz warunki zakończenia korzystania z adresu.
Umowa użyczenia adresu siedziby nie powinna być traktowana wyłącznie jako formalność. Jeżeli firma posługuje się adresem osoby trzeciej, warto jasno ustalić, czy pod tym adresem wolno odbierać korespondencję, przechowywać dokumenty, przyjmować klientów, prowadzić faktyczną działalność, oznaczyć lokal albo podać adres w rejestrach publicznych.
Czym jest umowa użyczenia adresu siedziby?
Umowa użyczenia adresu siedziby polega na nieodpłatnym umożliwieniu korzystania z określonego adresu w celach związanych z działalnością gospodarczą, spółką albo inną organizacją. Najczęściej nie chodzi o pełne korzystanie z lokalu jak przy najmie, lecz o zgodę na posługiwanie się adresem jako siedzibą, adresem rejestrowym albo korespondencyjnym.
W praktyce strony powinny jasno ustalić, czy użyczenie obejmuje wyłącznie sam adres, czy także faktyczne korzystanie z lokalu. To bardzo ważne, ponieważ inne są konsekwencje zwykłej zgody na adres do korespondencji, a inne sytuacji, w której przedsiębiorca rzeczywiście prowadzi w lokalu spotkania, przechowuje dokumenty albo używa części pomieszczenia jako biura.
Umowa może dotyczyć między innymi
- adresu siedziby spółki,
- adresu do korespondencji,
- adresu rejestrowego działalności gospodarczej,
- adresu fundacji albo stowarzyszenia,
- adresu oddziału albo biura,
- miejsca przechowywania dokumentów,
- ograniczonego korzystania z części lokalu.
Kiedy warto przygotować umowę użyczenia adresu?
Umowę warto przygotować zawsze wtedy, gdy firma albo organizacja korzysta z adresu, który nie należy do niej i nie jest objęty umową najmu. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy adres jest używany w oficjalnych rejestrach, na fakturach, w umowach, korespondencji, dokumentach podatkowych albo w kontaktach z bankiem.
Pisemna umowa pozwala wykazać, że korzystanie z adresu nie jest przypadkowe i odbywa się za zgodą osoby uprawnionej do lokalu. Może to być istotne przy zakładaniu spółki, zmianie siedziby, otwieraniu rachunku bankowego, kontroli korespondencji albo w sytuacji sporu między stronami.
Umowa jest szczególnie przydatna, gdy
- firma rejestruje działalność pod adresem prywatnym,
- spółka korzysta z adresu wspólnika albo członka zarządu,
- adres należy do członka rodziny, znajomego albo innej osoby,
- podmiot nie wynajmuje lokalu odpłatnie,
- potrzebna jest podstawa do zgłoszenia adresu w rejestrze,
- trzeba ustalić zasady odbioru korespondencji,
- właściciel lokalu chce ograniczyć zakres korzystania z adresu.
Co powinna zawierać umowa użyczenia adresu siedziby?
Umowa powinna być prosta, ale konkretna. Najważniejsze jest dokładne oznaczenie lokalu, stron oraz celu użyczenia. Warto wskazać, czy adres może być używany jako siedziba, adres korespondencyjny, adres do CEIDG, KRS, urzędu skarbowego, banku albo tylko do wybranych celów.
Jeżeli firma ma faktycznie korzystać z lokalu, trzeba opisać, w jakim zakresie. Może to obejmować odbiór korespondencji, przechowywanie dokumentów, okazjonalną pracę biurową, korzystanie z jednego pomieszczenia albo wyłącznie posługiwanie się adresem bez prawa przebywania w lokalu.
Praktyczna tabela: główne elementy umowy
| Element umowy | Co wpisać? | Dlaczego jest ważny? |
|---|---|---|
| Dane stron | dane użyczającego i biorącego do używania | Pozwalają ustalić, kto udostępnia adres i kto z niego korzysta. |
| Dokładny adres | ulica, numer budynku, lokal, kod pocztowy, miejscowość | Określa adres, który może być używany przez firmę. |
| Cel użyczenia | siedziba, korespondencja, rejestracja działalności, dokumenty | Wskazuje, do czego wolno używać adresu. |
| Zakres korzystania | sam adres, odbiór poczty, dokumenty, biuro, pomieszczenie | Chroni strony przed nieporozumieniami. |
| Czas trwania | czas określony albo nieokreślony | Pokazuje, jak długo adres może być używany. |
| Warunki zakończenia | wypowiedzenie, zwrot dokumentów, zmiana adresu w rejestrach | Ułatwia zakończenie współpracy bez sporu. |
Dane stron umowy
W umowie należy wskazać osobę albo podmiot udostępniający adres oraz osobę, firmę lub organizację, która będzie z niego korzystać. Jeżeli użyczającym jest osoba fizyczna, warto podać imię, nazwisko, adres i dane dokumentu albo PESEL, jeśli strony uznają to za potrzebne. Jeżeli stroną jest firma, należy wpisać pełną nazwę, NIP, REGON, KRS i dane osoby reprezentującej.
Ważne jest, aby osoba udostępniająca adres rzeczywiście miała prawo do lokalu. Może to być właściciel, współwłaściciel, najemca albo inna osoba uprawniona, ale w niektórych sytuacjach potrzebna może być zgoda właściciela, wspólnoty, spółdzielni albo wynajmującego.
Przy danych stron warto sprawdzić
- kto ma prawo do lokalu,
- czy lokal jest własnością jednej osoby czy kilku współwłaścicieli,
- czy najemca może udostępniać adres firmie,
- czy potrzebna jest zgoda wynajmującego,
- czy stroną jest osoba fizyczna, firma czy spółka,
- czy osoba podpisująca umowę ma prawo reprezentacji,
- czy dane są zgodne z dokumentami i rejestrami.
Dokładne oznaczenie lokalu
Adres w umowie powinien być wpisany bardzo precyzyjnie. Należy podać ulicę, numer budynku, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, a w razie potrzeby także dodatkowe oznaczenia, na przykład numer piętra, lokalu użytkowego albo pomieszczenia.
Jeżeli firma ma korzystać tylko z adresu, warto to napisać wprost. Jeżeli ma korzystać z określonego pomieszczenia, części lokalu, skrzynki pocztowej albo miejsca do przechowywania dokumentów, także powinno to zostać opisane. Im dokładniejsze oznaczenie, tym mniejsze ryzyko późniejszych sporów.
W oznaczeniu lokalu warto podać
- pełny adres nieruchomości,
- numer lokalu, jeśli występuje,
- rodzaj lokalu, na przykład mieszkalny albo użytkowy,
- informację, czy użyczenie obejmuje cały lokal czy tylko adres,
- ewentualne pomieszczenie do korzystania,
- zasady dostępu do lokalu, jeśli jest przewidziany,
- informację o skrzynce pocztowej lub odbiorze korespondencji.
Zakres korzystania z adresu
Jednym z najważniejszych elementów umowy jest określenie, jak szeroko firma może korzystać z adresu. Strony mogą ustalić, że adres służy wyłącznie do rejestracji i korespondencji, bez prawa prowadzenia faktycznej działalności w lokalu. Mogą też dopuścić okazjonalne korzystanie z lokalu, przechowywanie dokumentów albo spotkania.
Jeżeli użyczenie ma być ograniczone, trzeba to jasno napisać. Brak takiego zapisu może prowadzić do nieporozumień, na przykład gdy przedsiębiorca zacznie przyjmować klientów, oznaczać lokal szyldem albo kierować pod adres regularne dostawy.
Praktyczna tabela: możliwy zakres użyczenia
| Zakres użyczenia | Co oznacza? | Kiedy warto doprecyzować? |
|---|---|---|
| Wyłącznie adres rejestrowy | firma może podać adres w rejestrach | gdy nie ma faktycznego korzystania z lokalu |
| Adres korespondencyjny | na adres może przychodzić korespondencja | gdy trzeba ustalić odbiór poczty |
| Przechowywanie dokumentów | w lokalu mogą znajdować się dokumenty firmy | gdy księgowość lub urząd może pytać o miejsce dokumentacji |
| Okazjonalne korzystanie z lokalu | można czasem pracować albo spotkać się w lokalu | gdy strony dopuszczają fizyczne korzystanie |
| Prowadzenie działalności w lokalu | firma faktycznie działa pod tym adresem | gdy działalność wykracza poza sam adres |
Czas trwania umowy użyczenia adresu
Umowa może zostać zawarta na czas określony albo nieokreślony. Przy rejestracji działalności często wybiera się czas nieokreślony z możliwością wypowiedzenia. Jeżeli adres ma być używany tylko przez krótki okres, warto wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia.
Czas trwania umowy powinien być realnie dopasowany do potrzeb firmy. Jeżeli adres jest wpisany w KRS, CEIDG, banku, umowach i dokumentach, zakończenie użyczenia wymaga czasu na aktualizację danych. Dlatego w umowie warto przewidzieć odpowiedni okres wypowiedzenia.
W czasie trwania warto określić
- datę rozpoczęcia korzystania z adresu,
- czy umowa jest na czas określony czy nieokreślony,
- okres wypowiedzenia,
- czy możliwe jest wcześniejsze rozwiązanie,
- co dzieje się po zakończeniu umowy,
- termin zmiany adresu w rejestrach,
- obowiązek poinformowania urzędów, banku i kontrahentów.
Czy użyczenie adresu jest odpłatne?
Użyczenie co do zasady kojarzy się z nieodpłatnym udostępnieniem. Jeżeli strony chcą wprowadzić opłaty za korzystanie z adresu, odbiór korespondencji, przechowywanie dokumentów albo korzystanie z pomieszczenia, warto rozważyć, czy właściwsza nie będzie inna umowa, na przykład najmu, podnajmu albo usługi biura wirtualnego.
W umowie użyczenia można jednak ustalić, kto ponosi koszty związane z korzystaniem z adresu. Mogą to być na przykład koszty przesyłania korespondencji, dorobienia klucza, dodatkowych opłat administracyjnych albo szkód wyrządzonych w lokalu.
Przy kosztach warto określić
- czy korzystanie z adresu jest nieodpłatne,
- czy biorący ponosi koszty korespondencji,
- czy zwraca koszty przesyłek i przekierowań,
- czy pokrywa szkody wyrządzone w lokalu,
- czy ponosi koszty dodatkowych zgód lub dokumentów,
- czy umowa nie powinna zostać zastąpiona najmem,
- czy koszty są rozliczane na podstawie dokumentów.
Odbiór korespondencji pod użyczonym adresem
Jeżeli firma będzie podawać użyczony adres w rejestrach i umowach, trzeba ustalić zasady odbioru korespondencji. Pod ten adres mogą przychodzić pisma z urzędów, sądów, banku, od kontrahentów, klientów albo dostawców. Brak jasnych zasad może prowadzić do problemów z doręczeniami.
Warto określić, kto odbiera korespondencję, jak szybko informuje firmę o przesyłkach, czy wolno otwierać listy, czy pisma mają być skanowane, przekazywane osobiście, wysyłane dalej albo przechowywane do odbioru. Przy korespondencji urzędowej i sądowej ostrożność jest szczególnie ważna.
Zasady korespondencji powinny określać
- kto ma prawo odbierać przesyłki,
- czy użyczający informuje o każdej przesyłce,
- w jakim terminie przekazuje informację,
- czy korespondencja może być otwierana,
- czy dokumenty mogą być skanowane,
- kto ponosi koszty dalszej wysyłki,
- co dzieje się z nieodebraną korespondencją.
Odpowiedzialność stron w umowie
Umowa powinna określać odpowiedzialność za korzystanie z adresu i ewentualne szkody. Biorący do używania powinien posługiwać się adresem zgodnie z umową, nie wprowadzać w błąd osób trzecich i nie prowadzić działalności w szerszym zakresie niż uzgodniono.
Użyczający powinien umożliwić korzystanie z adresu w ustalonym zakresie i nie utrudniać odbioru korespondencji. Jednocześnie może chcieć ograniczyć swoją odpowiedzialność za skutki nieodebranej poczty, jeśli biorący nie reaguje na informacje albo nie aktualizuje danych.
W odpowiedzialności warto określić
- czy biorący może używać adresu tylko w określonym celu,
- czy może oznaczyć lokal nazwą firmy,
- kto odpowiada za szkody w lokalu,
- kto odpowiada za nieaktualne dane po zakończeniu umowy,
- jak wygląda odpowiedzialność za korespondencję,
- czy biorący może udostępnić adres innym podmiotom,
- jakie są skutki naruszenia umowy.
Zgoda właściciela, wspólnoty lub spółdzielni
Nie zawsze osoba podpisująca umowę może swobodnie udostępnić adres. Jeżeli lokal jest wynajmowany, warto sprawdzić umowę najmu. Jeżeli lokal znajduje się w budynku mieszkalnym, czasem trzeba zweryfikować regulamin wspólnoty albo spółdzielni. Jeżeli lokal ma kilku współwłaścicieli, może być potrzebna zgoda pozostałych osób.
Brak wymaganej zgody może spowodować spór z właścicielem, wynajmującym albo administracją budynku. Dlatego przed podpisaniem umowy warto ustalić, czy udostępnienie adresu firmie jest dopuszczalne i czy nie narusza wcześniejszych umów.
Przed podpisaniem warto sprawdzić
- czy użyczający jest właścicielem lokalu,
- czy lokal ma współwłaścicieli,
- czy umowa najmu pozwala na użyczenie adresu,
- czy wymagana jest zgoda wynajmującego,
- czy regulamin budynku nie wprowadza ograniczeń,
- czy działalność nie zmienia sposobu korzystania z lokalu,
- czy adres może być podany w rejestrze publicznym.
Umowa użyczenia adresu dla spółki
Spółka może potrzebować adresu siedziby już na etapie rejestracji. Jeżeli wspólnicy nie wynajmują osobnego biura, często korzystają z adresu jednego ze wspólników, członka zarządu albo osoby bliskiej. W takiej sytuacji umowa użyczenia adresu może stanowić praktyczne potwierdzenie prawa do posługiwania się adresem.
W przypadku spółki warto szczególnie sprawdzić, czy adres jest zgodny z umową spółki, uchwałą o zmianie adresu oraz danymi zgłaszanymi do KRS. Jeżeli zmienia się miejscowość siedziby, sama umowa użyczenia adresu może nie wystarczyć i może być potrzebna dodatkowa procedura.
Przy spółce warto określić
- czy adres będzie adresem siedziby spółki,
- czy dotyczy tylko korespondencji,
- czy spółka może podawać adres w KRS,
- czy w lokalu będą przechowywane dokumenty,
- kto odbiera korespondencję spółki,
- czy spółka może oznaczyć adres na stronie i fakturach,
- co dzieje się po zakończeniu umowy.
Umowa użyczenia adresu dla jednoosobowej działalności
Przy jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca często rejestruje firmę pod adresem mieszkania, domu rodzinnego albo lokalu należącego do innej osoby. Jeżeli przedsiębiorca nie jest właścicielem lokalu, pisemna zgoda albo umowa użyczenia adresu może być bardzo przydatna.
Warto określić, czy działalność będzie faktycznie wykonywana w lokalu, czy adres będzie używany tylko formalnie. Jeżeli pod adresem mają pojawiać się klienci, dostawy, sprzęt, dokumenty albo oznaczenia firmy, powinno to zostać jasno uzgodnione.
Przy działalności gospodarczej warto ustalić
- czy adres może zostać wpisany w CEIDG,
- czy adres będzie widoczny publicznie,
- czy działalność będzie wykonywana w lokalu,
- czy będą przyjmowani klienci,
- czy w lokalu będą przechowywane dokumenty lub towary,
- czy potrzebna jest zgoda właściciela lub wynajmującego,
- czy adres ma być używany na fakturach i stronie internetowej.
Różnica między użyczeniem adresu a najmem lokalu
Użyczenie adresu i najem lokalu to różne rozwiązania. Użyczenie jest zwykle nieodpłatne i może dotyczyć tylko posługiwania się adresem albo ograniczonego korzystania z lokalu. Najem oznacza odpłatne oddanie lokalu albo jego części do używania na określonych warunkach.
Jeżeli firma faktycznie zajmuje pomieszczenie, regularnie prowadzi tam działalność, przyjmuje klientów, przechowuje towary albo korzysta z lokalu jak z biura, warto rozważyć, czy właściwsza nie będzie umowa najmu. Nazwa dokumentu nie powinna odbiegać od rzeczywistego sposobu korzystania z lokalu.
Praktyczna tabela: użyczenie adresu a najem
| Cecha | Użyczenie adresu | Najem lokalu |
|---|---|---|
| Odpłatność | zwykle nieodpłatne | odpłatne |
| Zakres | często sam adres lub ograniczone korzystanie | realne korzystanie z lokalu lub jego części |
| Cel | rejestracja, korespondencja, formalny adres | prowadzenie biura, działalności lub magazynu |
| Koszty | najczęściej tylko koszty dodatkowe | czynsz i opłaty eksploatacyjne |
| Ryzyko sporu | gdy firma korzysta z lokalu szerzej niż ustalono | gdy brak jasnych zasad płatności i korzystania |
Zakończenie umowy użyczenia adresu
Umowa powinna określać, jak można ją zakończyć. Najczęściej strony przewidują wypowiedzenie z określonym terminem, na przykład miesięcznym. W ważnych sytuacjach można przewidzieć możliwość natychmiastowego zakończenia umowy, na przykład gdy biorący używa adresu niezgodnie z ustaleniami.
Po zakończeniu umowy biorący powinien usunąć adres z rejestrów, faktur, strony internetowej, umów, korespondencji i materiałów firmowych. Warto wpisać do umowy konkretny termin na aktualizację danych, ponieważ użyczający może nie chcieć, aby po rozwiązaniu umowy nadal przychodziła korespondencja firmy.
Po zakończeniu umowy warto uregulować
- termin zaprzestania używania adresu,
- obowiązek zmiany danych w CEIDG lub KRS,
- obowiązek poinformowania urzędów i banku,
- odbiór lub przekazanie korespondencji,
- zwrot dokumentów i kluczy, jeśli były wydane,
- usunięcie adresu ze strony internetowej i faktur,
- odpowiedzialność za dalsze bezprawne używanie adresu.
Dokumenty powiązane z użyczeniem adresu
Sama umowa użyczenia adresu może nie wystarczyć we wszystkich sytuacjach. W zależności od rodzaju lokalu, podmiotu i celu korzystania mogą być potrzebne dodatkowe dokumenty, takie jak zgoda właściciela, zgoda współwłaściciela, uchwała zarządu o zmianie adresu, pełnomocnictwo, oświadczenie o prawie do lokalu albo protokół przekazania dokumentów.
Warto zebrać dokumenty w jednym miejscu, szczególnie gdy adres jest zgłaszany do rejestru albo będzie używany przez spółkę. Dzięki temu w razie potrzeby łatwiej wykazać podstawę korzystania z adresu.
Praktyczna tabela: dokumenty powiązane
| Dokument | Kiedy może być potrzebny? | Do czego służy? |
|---|---|---|
| Zgoda właściciela lokalu | gdy użyczający nie jest jedynym właścicielem albo jest najemcą | potwierdza zgodę na używanie adresu |
| Zgoda współwłaściciela | gdy lokal należy do kilku osób | ogranicza ryzyko sporu między właścicielami |
| Uchwała o zmianie adresu | gdy spółka zmienia adres siedziby | potwierdza decyzję organu spółki |
| Pełnomocnictwo | gdy dokumenty podpisuje albo zgłasza inna osoba | upoważnia do załatwienia formalności |
| Protokół przekazania | gdy przekazywane są klucze, dokumenty lub miejsce w lokalu | potwierdza zakres faktycznego korzystania |
Najczęstsze błędy w umowie użyczenia adresu siedziby
Najczęstszym błędem jest zbyt ogólny zapis, że „użycza się adres”, bez określenia, czy chodzi tylko o adres rejestrowy, korespondencyjny, czy również o faktyczne korzystanie z lokalu. Taki brak precyzji może prowadzić do sporów, szczególnie gdy firma zacznie używać lokalu szerzej niż właściciel zakładał.
Częstym błędem jest także brak zasad odbioru korespondencji, brak okresu wypowiedzenia, brak sprawdzenia zgody właściciela albo brak obowiązku usunięcia adresu z rejestrów po zakończeniu umowy. Przy adresie firmowym takie kwestie mają duże znaczenie praktyczne.
Błędy, których warto unikać
- brak dokładnego oznaczenia lokalu,
- brak wskazania celu użyczenia adresu,
- niejasny zakres korzystania z lokalu,
- brak zasad odbioru korespondencji,
- brak sprawdzenia zgody właściciela lub współwłaścicieli,
- brak okresu wypowiedzenia,
- brak obowiązku zmiany adresu po zakończeniu umowy,
- używanie umowy użyczenia mimo faktycznego odpłatnego najmu,
- brak regulacji kosztów dodatkowych,
- brak podpisów wszystkich potrzebnych osób.
Jak przygotować umowę użyczenia adresu siedziby krok po kroku?
Przygotowanie umowy warto rozpocząć od ustalenia, kto ma prawo do lokalu i czy może udostępnić adres innemu podmiotowi. Następnie trzeba dokładnie określić adres, cel użyczenia, zakres korzystania, czas trwania oraz zasady korespondencji.
Kolejnym krokiem jest ustalenie odpowiedzialności, kosztów, możliwości wypowiedzenia oraz obowiązków po zakończeniu umowy. Jeżeli adres ma być zgłoszony do rejestru albo używany przez spółkę, warto zadbać także o dodatkowe zgody i dokumenty.
Praktyczna kolejność przygotowania
- Ustal, kto jest właścicielem albo uprawnionym do lokalu.
- Sprawdź, czy potrzebna jest zgoda właściciela, współwłaściciela lub wynajmującego.
- Wpisz dokładny adres lokalu.
- Określ, czy adres będzie siedzibą, adresem korespondencyjnym czy rejestrowym.
- Opisz zakres korzystania z adresu i lokalu.
- Ustal zasady odbioru korespondencji.
- Określ czas trwania i wypowiedzenie umowy.
- Dodaj odpowiedzialność i koszty dodatkowe.
- Wskaż obowiązki po zakończeniu umowy.
- Podpisz dokument i zachowaj go w dokumentacji firmy.
Elementy, które warto sprawdzić przed podpisaniem
Przed podpisaniem umowy warto upewnić się, że lokal może być używany jako adres firmy i że osoba podpisująca dokument ma do tego prawo. Trzeba też sprawdzić, czy zakres użyczenia nie jest szerszy niż faktyczna zgoda właściciela albo wynajmującego.
Warto również doprecyzować, co stanie się z korespondencją i danymi rejestrowymi po zakończeniu współpracy. To szczególnie ważne, gdy adres będzie widoczny publicznie w CEIDG, KRS, na fakturach, stronie internetowej i w umowach.
Najważniejsze elementy końcowej weryfikacji
- czy dane stron są poprawne,
- czy adres jest wpisany dokładnie,
- czy użyczający ma prawo udostępnić adres,
- czy określono cel użyczenia,
- czy zakres korzystania jest jasny,
- czy opisano odbiór korespondencji,
- czy wskazano czas trwania i wypowiedzenie,
- czy przewidziano obowiązek zmiany adresu po zakończeniu,
- czy podpisują wszystkie wymagane osoby.
Dlaczego dobrze przygotowana umowa użyczenia adresu jest ważna?
Dobrze przygotowana umowa użyczenia adresu siedziby daje firmie albo organizacji formalną podstawę do posługiwania się określonym adresem. Jednocześnie chroni właściciela lokalu, ponieważ ogranicza zakres korzystania z adresu i pozwala ustalić zasady korespondencji, odpowiedzialności oraz zakończenia umowy.
Najważniejsze jest, aby dokument zawierał dane stron, dokładny adres lokalu, cel użyczenia, zakres korzystania, czas trwania, zasady odbioru korespondencji, koszty, odpowiedzialność, wypowiedzenie oraz obowiązek aktualizacji danych po zakończeniu umowy.
Starannie przygotowana umowa zmniejsza ryzyko sporów z właścicielem lokalu, wspólnikami, administracją budynku, urzędem, bankiem i kontrahentami. Przy adresie firmowym warto zadbać o precyzję, ponieważ nawet pozornie prosta zgoda na adres może mieć praktyczne znaczenie dla rejestracji, doręczeń i codziennego funkcjonowania firmy.