Wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu: jak przygotować pismo i kiedy jest potrzebne?
Wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu to dokument składany najczęściej do urzędu stanu cywilnego, gdy osoba potrzebuje urzędowego potwierdzenia śmierci członka rodziny, bliskiej osoby albo innej osoby, której akt dotyczy. Odpis aktu zgonu może być wymagany przy sprawach spadkowych, pogrzebowych, ubezpieczeniowych, bankowych, emerytalnych, rentowych, mieszkaniowych, sądowych oraz przy załatwianiu formalności za granicą.
Akt zgonu jest dokumentem stanu cywilnego, dlatego jego odpis wydaje urząd stanu cywilnego zgodnie z określonymi zasadami. W praktyce można ubiegać się o odpis skrócony, odpis zupełny albo odpis wielojęzyczny aktu zgonu. Wybór odpowiedniego rodzaju dokumentu zależy od tego, do jakiej sprawy odpis będzie potrzebny.
Dobrze przygotowany wniosek powinien zawierać dane osoby składającej wniosek, dane osoby zmarłej, datę i miejsce zgonu, rodzaj odpisu, cel wydania dokumentu, sposób odbioru, potwierdzenie opłaty, ewentualne pełnomocnictwo oraz podpis. Poprawne wpisanie danych ułatwia urzędowi odnalezienie aktu i wydanie właściwego dokumentu.
Kiedy potrzebny jest odpis aktu zgonu?
Odpis aktu zgonu może być potrzebny zawsze wtedy, gdy trzeba formalnie potwierdzić śmierć danej osoby. Najczęściej dokument jest wymagany przy sprawach spadkowych, wypłacie świadczeń, zamknięciu konta bankowego, zgłoszeniu roszczenia z polisy, załatwieniu renty rodzinnej, rozliczeniu wynagrodzenia po zmarłym pracowniku albo uporządkowaniu spraw majątkowych.
W wielu sytuacjach instytucja wskazuje, jaki rodzaj odpisu należy przedłożyć. Czasami wystarczy odpis skrócony, ale w sprawach bardziej formalnych, sądowych albo zagranicznych może być potrzebny odpis zupełny lub wielojęzyczny. Dlatego przed złożeniem wniosku warto ustalić, jakiego dokumentu oczekuje dana instytucja.
Wniosek może być potrzebny, gdy
- trzeba załatwić sprawę spadkową po osobie zmarłej,
- rodzina ubiega się o zasiłek pogrzebowy, rentę rodzinną lub inne świadczenie,
- konieczne jest zamknięcie konta bankowego lub umowy po zmarłym,
- ubezpieczyciel wymaga dokumentu do wypłaty świadczenia,
- pracodawca rozlicza wynagrodzenie lub odprawę pośmiertną,
- notariusz lub sąd wymaga dokumentu do sprawy spadkowej,
- odpis ma zostać wykorzystany za granicą.
Odpis skrócony, zupełny czy wielojęzyczny aktu zgonu?
Przed złożeniem wniosku warto ustalić, jaki rodzaj odpisu aktu zgonu jest potrzebny. Odpis skrócony zawiera podstawowe informacje o osobie zmarłej i zgonie. Odpis zupełny zawiera pełniejszą treść aktu wraz z dodatkowymi informacjami. Odpis wielojęzyczny może być przydatny w sprawach zagranicznych, jeśli dana instytucja go akceptuje.
Wybór niewłaściwego rodzaju odpisu może spowodować konieczność ponownego składania wniosku. Jeżeli dokument ma być użyty w sądzie, u notariusza, w banku, w zakładzie ubezpieczeń albo za granicą, najlepiej wcześniej zapytać, jaki odpis będzie wymagany.
Praktyczna tabela: rodzaje odpisów aktu zgonu
| Rodzaj odpisu | Co zawiera? | Kiedy może być potrzebny? |
|---|---|---|
| Odpis skrócony | podstawowe dane osoby zmarłej i informacje o zgonie | przy typowych sprawach urzędowych, bankowych lub świadczeniowych |
| Odpis zupełny | pełniejszą treść aktu zgonu i dodatkowe informacje | przy sprawach sądowych, spadkowych lub bardziej szczegółowych formalnościach |
| Odpis wielojęzyczny | dane w formie przeznaczonej do użycia w kilku językach | przy sprawach zagranicznych, jeśli instytucja akceptuje taki dokument |
| Dokument z dodatkowymi poświadczeniami | odpis wymagający dodatkowej legalizacji, tłumaczenia lub potwierdzenia | gdy dokument ma być wykorzystany poza Polską i wymaga tego dana instytucja |
Najważniejsze elementy wniosku o wydanie odpisu aktu zgonu
Wniosek powinien być prosty, ale kompletny. Urząd powinien wiedzieć, kto składa pismo, czyjego aktu dotyczy sprawa, jaki odpis ma zostać wydany i w jaki sposób wnioskodawca chce go odebrać. Szczególnie ważne są dane osoby zmarłej oraz data i miejsce zgonu.
Jeżeli wnioskodawca nie zna wszystkich danych, powinien podać te, które posiada. W wielu przypadkach urząd może odnaleźć akt na podstawie imienia, nazwiska, daty zgonu i miejsca zgonu. Brak podstawowych informacji może jednak wydłużyć rozpatrzenie sprawy.
Praktyczna tabela: główne części dokumentu
| Część wniosku | Co warto wpisać? | Dlaczego jest ważna? |
|---|---|---|
| Dane wnioskodawcy | imię, nazwisko, adres, PESEL, telefon, e-mail | Umożliwiają identyfikację osoby składającej wniosek. |
| Dane osoby zmarłej | imię, nazwisko, nazwisko rodowe, data urodzenia, PESEL | Pomagają odnaleźć właściwy akt zgonu. |
| Dane aktu zgonu | data i miejsce zgonu, urząd, w którym sporządzono akt | Ułatwiają szybkie ustalenie dokumentu. |
| Rodzaj odpisu | skrócony, zupełny albo wielojęzyczny | Pozwala wydać dokument zgodny z potrzebą wnioskodawcy. |
| Cel wydania | spadek, bank, ubezpieczenie, świadczenie, sprawa zagraniczna | Może mieć znaczenie przy ocenie uprawnienia i opłaty. |
| Sposób odbioru | osobiście, pocztą, elektronicznie lub przez pełnomocnika | Ułatwia organizację wydania dokumentu. |
| Podpis | data, miejscowość i podpis wnioskodawcy | Potwierdza złożenie pisma. |
Dane osoby składającej wniosek
We wniosku należy podać dane osoby, która ubiega się o wydanie odpisu. Najczęściej będą to imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu i adres e-mail. Dane kontaktowe są przydatne, gdy urząd musi wyjaśnić wątpliwości albo poprosić o uzupełnienie informacji.
Warto również wskazać relację z osobą zmarłą, na przykład małżonek, dziecko, rodzic, wnuk, rodzeństwo, spadkobierca, pełnomocnik albo osoba wykazująca interes prawny. Jeżeli wniosek składa osoba spoza najbliższego kręgu rodzinnego, może być potrzebne dokładniejsze uzasadnienie.
Przy danych wnioskodawcy warto wpisać
- imię i nazwisko,
- numer PESEL, jeśli jest wymagany,
- adres zamieszkania,
- adres do korespondencji, jeśli jest inny,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- relację z osobą zmarłą albo podstawę uzyskania dokumentu.
Dane osoby zmarłej we wniosku
Najważniejsze dla odnalezienia aktu są dane osoby zmarłej. Warto podać imię, nazwisko, nazwisko rodowe, datę urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, datę zgonu i miejsce zgonu. Jeżeli wnioskodawca zna numer aktu zgonu albo urząd, który go sporządził, również warto wpisać te informacje.
Im dokładniejsze dane, tym mniejsze ryzyko pomyłki. Dotyczy to szczególnie osób o popularnych nazwiskach, spraw sprzed wielu lat albo sytuacji, gdy zgon nastąpił w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania osoby zmarłej.
Przy danych osoby zmarłej warto wskazać
- imię i nazwisko osoby zmarłej,
- nazwisko rodowe, jeśli jest znane,
- datę urodzenia,
- miejsce urodzenia, jeśli formularz tego wymaga,
- numer PESEL, jeśli jest znany,
- datę i miejsce zgonu,
- numer aktu zgonu, jeśli jest znany.
Do jakiego urzędu złożyć wniosek?
Wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu składa się do urzędu stanu cywilnego. W wielu sytuacjach odpis można uzyskać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego, ponieważ akty są dostępne w rejestrze. Czasami jednak znaczenie może mieć urząd, w którym akt został pierwotnie sporządzony, zwłaszcza przy starszych aktach albo sprawach wymagających dodatkowych ustaleń.
Jeżeli zgon nastąpił za granicą, a akt został wpisany do polskiego rejestru stanu cywilnego, warto wskazać informacje dotyczące transkrypcji. Jeżeli zagraniczny akt zgonu nie został jeszcze przeniesiony do polskiego rejestru, mogą być potrzebne dodatkowe formalności.
Przy wyborze urzędu warto sprawdzić
- gdzie został sporządzony akt zgonu,
- czy odpis można uzyskać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego,
- czy akt znajduje się już w rejestrze,
- czy zgon nastąpił w Polsce czy za granicą,
- czy potrzebna była transkrypcja zagranicznego aktu,
- czy urząd wymaga wcześniejszej rezerwacji wizyty,
- czy możliwe jest złożenie wniosku elektronicznie.
Kto może otrzymać odpis aktu zgonu?
Odpis aktu zgonu może otrzymać przede wszystkim osoba uprawniona, najczęściej członek najbliższej rodziny, spadkobierca, pełnomocnik albo osoba, która wykaże interes prawny. W praktyce dokument często zamawia małżonek, dziecko, rodzic, wnuk, rodzeństwo lub osoba załatwiająca sprawy spadkowe po zmarłym.
Jeżeli wniosek składa osoba spoza kręgu najbliższej rodziny, urząd może wymagać wyjaśnienia, dlaczego dokument jest potrzebny. W takim przypadku warto dołączyć dokument potwierdzający interes prawny, na przykład wezwanie z sądu, pismo od notariusza, dokument bankowy, informację od ubezpieczyciela albo inne potwierdzenie.
Odpis może być potrzebny dla
- małżonka osoby zmarłej,
- dziecka, rodzica, wnuka lub rodzeństwa,
- spadkobiercy,
- pełnomocnika osoby uprawnionej,
- osoby prowadzącej sprawę spadkową,
- osoby wykazującej interes prawny,
- instytucji działającej w ramach swoich uprawnień.
Cel wydania odpisu aktu zgonu
We wniosku często trzeba wskazać cel wydania dokumentu. Może to być sprawa spadkowa, wypłata ubezpieczenia, zasiłek pogrzebowy, renta rodzinna, zamknięcie rachunku bankowego, rozliczenie umowy, zgłoszenie zgonu w instytucji, sprawa sądowa, notarialna albo zagraniczna.
Cel może mieć znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy wniosek składa osoba, której uprawnienie nie wynika wprost z relacji rodzinnej. W takim przypadku warto opisać sprawę konkretnie i dołączyć dokument potwierdzający potrzebę uzyskania odpisu.
Najczęstsze cele uzyskania odpisu
- sprawa spadkowa u notariusza lub w sądzie,
- wypłata świadczenia z ubezpieczenia,
- zasiłek pogrzebowy, renta rodzinna lub inne świadczenie,
- zamknięcie konta bankowego po osobie zmarłej,
- rozliczenie wynagrodzenia po zmarłym pracowniku,
- sprawa mieszkaniowa, podatkowa lub urzędowa,
- wykorzystanie dokumentu za granicą.
Odpis aktu zgonu do sprawy spadkowej
Jednym z najczęstszych powodów zamawiania odpisu aktu zgonu jest sprawa spadkowa. Dokument jest potrzebny, aby potwierdzić śmierć spadkodawcy i rozpocząć albo przeprowadzić czynności związane z dziedziczeniem. Może być wymagany przez notariusza, sąd, bank, urząd skarbowy lub inną instytucję.
W sprawach spadkowych często potrzebne są także inne akty stanu cywilnego, na przykład akty urodzenia, akty małżeństwa albo dokumenty potwierdzające zmianę nazwiska. Warto wcześniej ustalić pełną listę dokumentów, aby nie składać kilku wniosków w krótkim czasie.
Przy sprawie spadkowej warto sprawdzić
- czy potrzebny jest odpis skrócony czy zupełny,
- czy dokument ma być aktualny,
- czy potrzebne są akty urodzenia lub małżeństwa spadkobierców,
- czy odpis ma być złożony u notariusza czy w sądzie,
- czy sprawa dotyczy testamentu,
- czy dane osoby zmarłej są zgodne z innymi dokumentami,
- czy potrzebne są dodatkowe dokumenty zagraniczne.
Odpis aktu zgonu do banku, ubezpieczyciela lub pracodawcy
Odpis aktu zgonu może być wymagany przez bank, zakład ubezpieczeń, pracodawcę albo inną instytucję, która musi potwierdzić śmierć osoby i zakończyć albo rozliczyć określoną sprawę. Może chodzić o zamknięcie rachunku, wypłatę środków, wypłatę świadczenia z polisy, rozliczenie umowy albo wypłatę wynagrodzenia po zmarłym pracowniku.
Warto zapytać daną instytucję, czy wystarczy odpis skrócony, czy wymagany jest odpis zupełny. Niektóre instytucje mogą również wymagać dokumentów potwierdzających uprawnienie osoby składającej wniosek, na przykład dokumentów spadkowych albo aktów stanu cywilnego.
Praktyczna tabela: odpis aktu zgonu w różnych sprawach
| Sprawa | Po co potrzebny jest odpis? | Co warto sprawdzić? |
|---|---|---|
| Sprawa spadkowa | potwierdzenie śmierci spadkodawcy | czy potrzebne są także inne akty stanu cywilnego |
| Bank | zamknięcie rachunku lub ustalenie dalszych czynności | czy bank wymaga dokumentów spadkowych |
| Ubezpieczenie | wypłata świadczenia z polisy | czy ubezpieczyciel wymaga odpisu skróconego czy zupełnego |
| Pracodawca | rozliczenie wynagrodzenia, odprawy lub dokumentacji | czy potrzebne są dokumenty potwierdzające relację z osobą zmarłą |
| Sprawa zagraniczna | potwierdzenie zgonu poza Polską | czy potrzebny jest odpis wielojęzyczny, tłumaczenie lub dodatkowe poświadczenie |
Wniosek składany przez pełnomocnika
Jeżeli osoba uprawniona nie może samodzielnie złożyć wniosku, może działać przez pełnomocnika. W takim przypadku do wniosku należy dołączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno jasno wskazywać, że pełnomocnik może wystąpić o odpis aktu zgonu i odebrać dokument, jeśli ma to zrobić w imieniu wnioskodawcy.
W niektórych sytuacjach może być wymagana opłata skarbowa od pełnomocnictwa, chyba że zachodzi zwolnienie. Przed złożeniem dokumentów warto sprawdzić wymagania urzędu, aby uniknąć wezwania do uzupełnienia braków.
Przy pełnomocniku warto przygotować
- pełnomocnictwo do złożenia wniosku,
- pełnomocnictwo do odbioru odpisu, jeśli jest potrzebne,
- dane pełnomocnika,
- dane osoby udzielającej pełnomocnictwa,
- dokument tożsamości do wglądu przy odbiorze,
- potwierdzenie opłaty od pełnomocnictwa, jeśli jest wymagana,
- jasne wskazanie rodzaju odpisu.
Opłata za wydanie odpisu aktu zgonu
Wydanie odpisu aktu zgonu zwykle wiąże się z opłatą skarbową. Jej wysokość może zależeć od rodzaju odpisu i aktualnych zasad. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić opłatę na stronie urzędu albo w informacji dla interesantów, ponieważ brak potwierdzenia zapłaty może opóźnić wydanie dokumentu.
W niektórych sprawach możliwe może być zwolnienie z opłaty, na przykład gdy dokument jest potrzebny do określonych świadczeń lub spraw urzędowych. Warto sprawdzić, czy cel wydania odpisu wpływa na obowiązek zapłaty.
Przy opłacie warto sprawdzić
- aktualną wysokość opłaty,
- numer rachunku urzędu,
- prawidłowy tytuł przelewu,
- czy potrzebne jest potwierdzenie zapłaty,
- czy opłata zależy od rodzaju odpisu,
- czy możliwe jest zwolnienie z opłaty,
- czy osobno płaci się za pełnomocnictwo.
Sposób odbioru odpisu aktu zgonu
We wniosku warto wskazać, w jaki sposób dokument ma zostać odebrany. Najczęściej możliwy jest odbiór osobisty w urzędzie, przesłanie pocztą, odbiór przez pełnomocnika albo forma elektroniczna, jeżeli jest dostępna i odpowiednia do celu. Nie każda instytucja akceptuje dokument elektroniczny, dlatego warto to wcześniej sprawdzić.
Przy odbiorze osobistym zwykle potrzebny jest dokument tożsamości. Przy odbiorze przez pełnomocnika wymagane może być pełnomocnictwo. Przy wysyłce pocztą należy upewnić się, że adres korespondencyjny został wpisany poprawnie.
Odpis można odebrać
- osobiście w urzędzie,
- pocztą na wskazany adres,
- przez pełnomocnika,
- elektronicznie, jeśli taka forma jest dostępna,
- w urzędzie wskazanym przez wnioskodawcę, jeśli procedura to umożliwia,
- po wcześniejszej rezerwacji wizyty, jeśli urząd tego wymaga,
- w sposób określony w formularzu wniosku.
Odpis aktu zgonu do wykorzystania za granicą
Jeżeli odpis aktu zgonu ma zostać wykorzystany poza Polską, warto wcześniej sprawdzić wymagania zagranicznej instytucji. Czasami wystarczy odpis wielojęzyczny, a czasami potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe, dodatkowe poświadczenie albo dokument wydany w określonej formie.
W sprawach zagranicznych nie warto zakładać, że każdy odpis będzie automatycznie zaakceptowany. Najlepiej zapytać instytucję, która żąda dokumentu, czy potrzebny jest odpis skrócony, zupełny, wielojęzyczny, tłumaczenie albo dodatkowe potwierdzenie.
Przy sprawach zagranicznych warto sprawdzić
- czy wystarczy odpis wielojęzyczny,
- czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe,
- czy dokument wymaga dodatkowego poświadczenia,
- czy instytucja wymaga odpisu zupełnego,
- czy dokument musi być wydany w określonym czasie,
- czy akceptowany jest dokument elektroniczny,
- czy dane w dokumencie są zgodne z dokumentami zagranicznymi.
Załączniki do wniosku o wydanie odpisu aktu zgonu
Do wniosku najczęściej dołącza się potwierdzenie opłaty, a w niektórych sytuacjach także pełnomocnictwo, dokument potwierdzający interes prawny albo inne dokumenty wymagane przez urząd. Jeżeli wniosek składa osoba z najbliższej rodziny, zakres załączników może być mniejszy.
Jeżeli wnioskodawca działa w imieniu innej osoby albo nie należy do kręgu osób uprawnionych, załączniki mogą mieć kluczowe znaczenie. Warto wtedy dołączyć dokument, który jasno wyjaśnia, dlaczego odpis aktu zgonu jest potrzebny.
Praktyczna tabela: przykładowe załączniki
| Załącznik | Kiedy może być potrzebny? | Na co zwrócić uwagę? |
|---|---|---|
| Potwierdzenie opłaty | przy standardowym wniosku o wydanie odpisu | czy kwota, rachunek i tytuł przelewu są prawidłowe |
| Pełnomocnictwo | gdy wniosek składa lub odbiera pełnomocnik | czy obejmuje odbiór odpisu aktu zgonu |
| Dokument potwierdzający interes prawny | gdy wniosek składa osoba spoza najbliższego kręgu | czy jasno uzasadnia potrzebę uzyskania dokumentu |
| Wezwanie z sądu, banku lub ubezpieczyciela | gdy dokument jest wymagany w konkretnej sprawie | czy wskazuje rodzaj wymaganego odpisu |
| Dokument tożsamości do wglądu | przy osobistym składaniu lub odbiorze | czy dane zgadzają się z wnioskiem |
Najczęstsze błędy we wniosku o odpis aktu zgonu
Najczęstszym błędem jest wybranie niewłaściwego rodzaju odpisu. Wnioskodawca zamawia odpis skrócony, mimo że sąd, notariusz, bank albo instytucja zagraniczna wymaga odpisu zupełnego lub wielojęzycznego. Może to oznaczać konieczność ponownego złożenia wniosku.
Drugim częstym problemem są niepełne dane osoby zmarłej. Brak daty zgonu, miejsca zgonu, numeru PESEL albo nazwiska rodowego może utrudnić odnalezienie aktu. Błędem bywa również brak celu wydania dokumentu, brak potwierdzenia opłaty, brak pełnomocnictwa albo brak podpisu.
Błędy, których warto unikać
- wybranie niewłaściwego rodzaju odpisu,
- brak pełnych danych osoby zmarłej,
- brak daty lub miejsca zgonu,
- brak danych wnioskodawcy,
- brak celu wydania dokumentu, jeśli jest wymagany,
- brak potwierdzenia opłaty,
- brak pełnomocnictwa przy działaniu przez inną osobę,
- podanie błędnego adresu do korespondencji,
- brak podpisu,
- nieuwzględnienie wymagań instytucji zagranicznej.
Jak przygotować wniosek krok po kroku?
Przygotowanie wniosku warto rozpocząć od ustalenia, do jakiej sprawy potrzebny jest odpis aktu zgonu. Następnie należy sprawdzić, czy potrzebny jest odpis skrócony, zupełny czy wielojęzyczny. Kolejnym krokiem jest zebranie danych osoby zmarłej i przygotowanie opłaty oraz ewentualnych załączników.
Po wypełnieniu pisma trzeba sprawdzić dane, dołączyć wymagane dokumenty i podpisać wniosek. Jeżeli dokument jest składany elektronicznie, warto upewnić się, że został prawidłowo podpisany i wysłany zgodnie z wymaganiami systemu.
Praktyczna kolejność przygotowania
- Ustal, do jakiej sprawy potrzebny jest odpis aktu zgonu.
- Sprawdź, czy potrzebny jest odpis skrócony, zupełny czy wielojęzyczny.
- Przygotuj dane osoby zmarłej.
- Ustal datę i miejsce zgonu.
- Wybierz urząd lub sposób złożenia wniosku.
- Sprawdź aktualną opłatę.
- Wypełnij wniosek.
- Dołącz potwierdzenie opłaty i inne wymagane załączniki.
- Podpisz dokument.
- Złóż wniosek i zachowaj potwierdzenie.
Elementy, które warto sprawdzić przed złożeniem wniosku
Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne. Szczególną uwagę należy zwrócić na imię i nazwisko osoby zmarłej, numer PESEL, datę zgonu, miejsce zgonu, rodzaj odpisu, cel wydania i sposób odbioru.
Warto również upewnić się, że wybrany dokument będzie akceptowany przez instytucję, która go wymaga. Dotyczy to zwłaszcza spraw spadkowych, ubezpieczeniowych, bankowych i zagranicznych, gdzie rodzaj odpisu może mieć duże znaczenie.
Najważniejsze elementy końcowej weryfikacji
- czy wybrano właściwy rodzaj odpisu,
- czy wpisano poprawne dane wnioskodawcy,
- czy podano dane osoby zmarłej,
- czy wskazano datę i miejsce zgonu,
- czy określono cel wydania dokumentu,
- czy wybrano sposób odbioru,
- czy dołączono potwierdzenie opłaty,
- czy dołączono pełnomocnictwo, jeśli jest potrzebne,
- czy dokument został podpisany.
Dlaczego dobrze przygotowany wniosek jest ważny?
Dobrze przygotowany wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu pozwala szybciej uzyskać potrzebny dokument i ogranicza ryzyko wezwania do uzupełnienia braków. Jest szczególnie ważny wtedy, gdy odpis jest potrzebny do sprawy spadkowej, bankowej, ubezpieczeniowej, świadczeniowej, sądowej albo zagranicznej.
Najważniejsze jest, aby dokument zawierał dane wnioskodawcy, dane osoby zmarłej, datę i miejsce zgonu, rodzaj odpisu, cel wydania, sposób odbioru, wymagane załączniki oraz podpis.
Przed złożeniem pisma warto upewnić się, czy potrzebny jest odpis skrócony, zupełny czy wielojęzyczny. Dzięki temu dokument będzie dopasowany do konkretnej sprawy, a wnioskodawca uniknie niepotrzebnego ponownego składania wniosku.