Rozwiązanie umowy zlecenia: jak zakończyć współpracę i co powinno znaleźć się w dokumencie?
Rozwiązanie umowy zlecenia to dokument albo porozumienie, które pozwala formalnie zakończyć współpracę między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Może dotyczyć jednorazowego zlecenia, stałej współpracy, usług wykonywanych cyklicznie, pracy dorywczej, obsługi firmy, pomocy administracyjnej, opieki, sprzątania, usług marketingowych, technicznych albo innych czynności realizowanych na podstawie umowy zlecenia.
Dobrze przygotowany dokument powinien jasno określać dane stron, oznaczenie rozwiązywanej umowy, datę zakończenia współpracy, sposób rozliczenia wynagrodzenia, zwrot dokumentów, sprzętu i materiałów, a także podpisy stron. Jeżeli rozwiązanie następuje za porozumieniem, warto wyraźnie wskazać, że obie strony zgadzają się na zakończenie umowy w ustalonym terminie.
Umowa zlecenia bywa mniej sformalizowana niż umowa o pracę, ale jej zakończenie również warto uporządkować. Pisemne potwierdzenie pomaga uniknąć sporu o to, czy zlecenie zostało zakończone, za jaki okres należy się wynagrodzenie, kto powinien zwrócić materiały i czy pozostały jakiekolwiek nierozliczone obowiązki.
Czym jest rozwiązanie umowy zlecenia?
Rozwiązanie umowy zlecenia oznacza zakończenie współpracy wynikającej z wcześniej zawartej umowy. Może nastąpić na kilka sposobów: przez wykonanie zlecenia, upływ czasu, wypowiedzenie przez jedną ze stron albo wspólne porozumienie zleceniodawcy i zleceniobiorcy.
W praktyce bardzo często strony przygotowują krótki dokument potwierdzający zakończenie współpracy. Jest to szczególnie przydatne wtedy, gdy umowa była zawarta na dłuższy czas, obejmowała cykliczne usługi, dostęp do dokumentów, sprzęt, dane klientów albo nierozliczone wynagrodzenie.
Kiedy warto przygotować dokument rozwiązania?
Dokument warto przygotować zawsze wtedy, gdy strony chcą mieć jasne potwierdzenie zakończenia współpracy. Może to być potrzebne zarówno przy spokojnym zakończeniu zlecenia, jak i wtedy, gdy pojawiły się opóźnienia, zmiana planów, brak potrzeby dalszych usług albo niezadowolenie z przebiegu współpracy.
- zlecenie zostało zakończone przed terminem,
- strony chcą rozwiązać umowę za porozumieniem,
- jedna ze stron chce wypowiedzieć umowę,
- trzeba rozliczyć wynagrodzenie za wykonane czynności,
- zleceniobiorca korzystał ze sprzętu, dokumentów lub dostępu do systemów,
- umowa była zawarta na czas nieokreślony,
- strony chcą uniknąć sporu o ostatni dzień współpracy.
Najważniejsze elementy rozwiązania umowy zlecenia
Dokument powinien być prosty, ale konkretny. Najważniejsze jest wskazanie, która umowa zostaje zakończona i od kiedy. Jeżeli strony zawierały więcej niż jedną umowę albo współpracowały przez dłuższy czas, warto podać datę zawarcia umowy, przedmiot zlecenia oraz dane stron.
Bardzo ważne są także rozliczenia. Trzeba ustalić, czy zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie za wszystkie wykonane czynności, czy wynagrodzenie jest już zapłacone, czy pozostały koszty do zwrotu oraz czy strony mają wobec siebie dalsze roszczenia.
Praktyczna tabela: główne części dokumentu rozwiązania umowy zlecenia
| Element dokumentu | Co należy wpisać? | Znaczenie w praktyce |
|---|---|---|
| Dane stron | dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy | Wskazują, między kim kończy się współpraca. |
| Oznaczenie umowy | data zawarcia, przedmiot zlecenia, ewentualny numer umowy | Pozwala ustalić, która umowa zostaje rozwiązana. |
| Sposób zakończenia | porozumienie stron, wypowiedzenie albo inny uzgodniony tryb | Wyjaśnia, na jakiej podstawie kończy się współpraca. |
| Data zakończenia | konkretny dzień ustania umowy | Pomaga rozliczyć wynagrodzenie i obowiązki stron. |
| Rozliczenie wynagrodzenia | kwota do zapłaty, termin płatności, potwierdzenie zapłaty | Porządkuje kwestie finansowe po zakończeniu zlecenia. |
| Zwrot rzeczy i dokumentów | sprzęt, materiały, klucze, dostępy, dokumenty, pliki | Ułatwia zamknięcie współpracy organizacyjnie. |
| Oświadczenia stron | brak dalszych roszczeń albo wskazanie spraw nierozliczonych | Zmniejsza ryzyko późniejszych nieporozumień. |
| Podpisy | podpis zleceniodawcy i zleceniobiorcy | Potwierdzają akceptację treści dokumentu. |
Dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy
W dokumencie należy wpisać dane obu stron. Zleceniodawca to osoba lub firma, która zleciła wykonanie określonych czynności. Zleceniobiorca to osoba lub firma, która wykonywała zlecenie. Dane powinny być zgodne z pierwotną umową zlecenia.
Przy osobach fizycznych zwykle wpisuje się imię, nazwisko, adres i ewentualnie PESEL. Przy firmach warto podać pełną nazwę, adres siedziby, NIP, dane rejestrowe oraz osobę reprezentującą. Jeżeli stroną jest spółka, należy upewnić się, że dokument podpisuje osoba uprawniona.
Przy danych stron warto sprawdzić
- pełne dane zleceniodawcy,
- pełne dane zleceniobiorcy,
- zgodność danych z umową zlecenia,
- adresy do korespondencji,
- NIP lub dane rejestrowe, jeżeli stroną jest firma,
- dane osoby reprezentującej firmę,
- aktualny rachunek bankowy do końcowego rozliczenia.
Oznaczenie rozwiązywanej umowy
Dokument powinien dokładnie wskazywać, która umowa zlecenia zostaje rozwiązana. Najlepiej podać datę zawarcia umowy, jej przedmiot, numer umowy, jeśli został nadany, oraz strony umowy. Dzięki temu nie będzie wątpliwości, którego zlecenia dotyczy zakończenie współpracy.
Jest to szczególnie ważne przy dłuższej współpracy, gdy strony podpisywały kilka umów, aneksów albo dodatkowych zamówień. Brak precyzji może prowadzić do sporu, czy rozwiązanie dotyczy całej współpracy, czy tylko jednej części zlecenia.
W oznaczeniu umowy warto podać
- datę zawarcia umowy zlecenia,
- przedmiot zlecenia,
- numer umowy, jeżeli występuje,
- okres, którego dotyczyła umowa,
- informację o aneksach, jeżeli miały znaczenie,
- czy rozwiązanie dotyczy całej umowy, czy tylko części współpracy.
Rozwiązanie umowy zlecenia za porozumieniem stron
Rozwiązanie za porozumieniem stron oznacza, że zleceniodawca i zleceniobiorca wspólnie zgadzają się zakończyć współpracę w określonym terminie. Jest to często najspokojniejszy sposób zamknięcia umowy, ponieważ obie strony ustalają datę zakończenia i rozliczenia.
W takim dokumencie warto wyraźnie napisać, że strony zgodnie postanawiają rozwiązać umowę. Można też wskazać, czy do dnia zakończenia zleceniobiorca ma jeszcze wykonać określone czynności, przekazać dokumenty, zakończyć raport albo zwrócić powierzone rzeczy.
Porozumienie stron powinno określać
- wspólną zgodę na zakończenie umowy,
- datę zakończenia współpracy,
- czynności do wykonania przed końcem umowy,
- końcowe wynagrodzenie,
- termin płatności,
- zwrot sprzętu, dokumentów i dostępów,
- informację o braku dalszych roszczeń, jeżeli strony tak ustalą.
Wypowiedzenie umowy zlecenia przez zleceniodawcę
Zleceniodawca może chcieć zakończyć umowę, gdy nie potrzebuje już usług, zmienił plany, jest niezadowolony z przebiegu współpracy albo chce powierzyć zadania innej osobie. Wypowiedzenie powinno być złożone w sposób, który pozwala ustalić, kiedy dotarło do zleceniobiorcy.
Jeżeli umowa przewiduje okres wypowiedzenia, należy go uwzględnić. Jeżeli umowa zawiera szczególne zasady zakończenia współpracy, trzeba sprawdzić je przed przygotowaniem pisma. Warto także zadbać o rozliczenie czynności wykonanych do dnia zakończenia umowy.
Przy wypowiedzeniu przez zleceniodawcę warto uwzględnić
- datę wypowiedzenia,
- oznaczenie wypowiadanej umowy,
- okres wypowiedzenia, jeżeli został ustalony,
- ostatni dzień obowiązywania umowy,
- rozliczenie wykonanych czynności,
- zwrot materiałów, dokumentów, sprzętu i dostępów,
- sposób doręczenia wypowiedzenia zleceniobiorcy.
Wypowiedzenie umowy zlecenia przez zleceniobiorcę
Zleceniobiorca może zakończyć współpracę, gdy nie może dalej wykonywać zlecenia, zmienia plany zawodowe, nie otrzymuje wynagrodzenia, zakres zadań odbiega od ustaleń albo pojawiły się inne okoliczności uniemożliwiające dalszą realizację. Dokument powinien być rzeczowy i jednoznaczny.
Warto pamiętać, że zleceniobiorca powinien zadbać o uporządkowanie spraw, szczególnie jeśli wykonywał zadania ciągłe, miał dostęp do dokumentów, obsługiwał klientów albo posiadał materiały zleceniodawcy. Dobre zakończenie współpracy ułatwia uniknięcie późniejszych zarzutów.
Przy wypowiedzeniu przez zleceniobiorcę warto określić
- jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy,
- datę zawarcia rozwiązywanej umowy,
- proponowany albo wynikający z umowy termin zakończenia,
- zakres czynności wykonanych do dnia wypowiedzenia,
- rozliczenie należnego wynagrodzenia,
- zwrot dokumentów i materiałów,
- przekazanie spraw otwartych, jeżeli są istotne.
Okres wypowiedzenia w umowie zlecenia
W umowie zlecenia strony mogą określić okres wypowiedzenia. Może to być kilka dni, tydzień, miesiąc albo inny termin dopasowany do rodzaju współpracy. Przy zleceniach stałych okres wypowiedzenia bywa przydatny, ponieważ pozwala spokojnie przekazać sprawy i przygotować rozliczenie.
Jeżeli w umowie nie ma jasnego okresu wypowiedzenia, warto ostrożnie sprawdzić, jakie zasady mają zastosowanie w konkretnej sytuacji. Przy nagłym zakończeniu współpracy znaczenie mogą mieć okoliczności sprawy, dotychczasowe ustalenia, charakter zlecenia i ewentualne skutki dla drugiej strony.
Przy okresie wypowiedzenia warto sprawdzić
- czy umowa przewiduje okres wypowiedzenia,
- ile dni lub miesięcy trwa wypowiedzenie,
- od kiedy liczy się termin wypowiedzenia,
- czy dopuszczalne jest natychmiastowe zakończenie umowy,
- jakie czynności trzeba wykonać do końca współpracy,
- jak rozliczyć wynagrodzenie za okres wypowiedzenia,
- czy strony mogą skrócić termin za porozumieniem.
Data zakończenia współpracy
Data zakończenia współpracy powinna być wpisana jednoznacznie. Może to być dzień podpisania porozumienia, dzień upływu okresu wypowiedzenia albo inna data uzgodniona przez strony. Od tej daty zależy rozliczenie wynagrodzenia, obowiązek wykonywania czynności i zwrot powierzonych rzeczy.
Jeżeli strony kończą współpracę za porozumieniem, mogą wybrać datę dogodną dla obu stron. Jeżeli umowa jest wypowiadana jednostronnie, należy sprawdzić, czy obowiązuje okres wypowiedzenia i jak go liczyć.
Przy dacie zakończenia warto określić
- ostatni dzień obowiązywania umowy,
- czy do tego dnia zleceniobiorca wykonuje czynności,
- czy umowa kończy się natychmiast,
- termin przekazania dokumentów i materiałów,
- termin końcowej płatności,
- dzień zamknięcia dostępów do systemów,
- czy po tej dacie obowiązuje poufność lub inne postanowienia.
Rozliczenie wynagrodzenia
Rozliczenie wynagrodzenia jest jedną z najważniejszych kwestii przy zakończeniu umowy zlecenia. Trzeba ustalić, czy zleceniobiorcy należy się zapłata za wszystkie wykonane czynności, część wynagrodzenia, wynagrodzenie za okres wypowiedzenia albo zwrot uzgodnionych kosztów.
W dokumencie warto wpisać kwotę do zapłaty, termin płatności, sposób płatności i informację, czy po dokonaniu rozliczenia strony uznają sprawy finansowe za zamknięte. Jeżeli wynagrodzenie jest zależne od liczby godzin, raportów albo wykonanych czynności, warto przygotować zestawienie.
Rozliczenie powinno obejmować
- wynagrodzenie za wykonane czynności,
- okres, za który należy się zapłata,
- liczbę godzin, jeżeli umowa była rozliczana godzinowo,
- zwrot uzgodnionych kosztów,
- termin końcowej płatności,
- rachunek bankowy do przelewu,
- potwierdzenie braku dalszych należności, jeżeli strony tak ustalą.
Zwrot dokumentów, sprzętu i materiałów
Jeżeli zleceniobiorca otrzymał od zleceniodawcy dokumenty, sprzęt, klucze, kartę dostępu, telefon, laptop, narzędzia, odzież, materiały, pliki, hasła albo dostęp do systemów, trzeba ustalić sposób ich zwrotu. Najlepiej zrobić to najpóźniej w dniu zakończenia współpracy.
Przy większej liczbie rzeczy warto przygotować krótkie potwierdzenie zwrotu. Dzięki temu obie strony wiedzą, co zostało oddane i w jakim stanie. Przy dostępie do systemów warto zmienić hasła, dezaktywować konto albo odebrać uprawnienia.
Zwrot może obejmować
- laptop, telefon lub inne urządzenia,
- klucze, karty dostępu i identyfikatory,
- dokumenty papierowe i elektroniczne,
- pliki, raporty, materiały robocze,
- narzędzia i wyposażenie,
- dostępy do systemów, kont i aplikacji,
- nośniki danych i kopie materiałów.
Przekazanie spraw otwartych
Jeżeli zleceniobiorca wykonywał zlecenie przez dłuższy czas, warto zadbać o przekazanie spraw otwartych. Dotyczy to szczególnie obsługi klientów, projektów, dokumentacji, zamówień, korespondencji, kampanii, raportów, rozliczeń albo innych zadań, które nie kończą się automatycznie w dniu rozwiązania umowy.
Przekazanie spraw może przybrać formę krótkiego raportu, listy zadań, statusu projektów albo rozmowy podsumowującej. Dobrze jest wskazać w dokumencie, czy zleceniobiorca ma obowiązek przygotować takie przekazanie i w jakim terminie.
Przekazanie spraw może obejmować
- listę rozpoczętych zadań,
- status projektów,
- ważne terminy,
- kontakty do klientów lub kontrahentów,
- miejsce przechowywania dokumentów,
- raport końcowy,
- informacje o problemach wymagających dalszego działania.
Poufność po zakończeniu umowy zlecenia
Wiele umów zlecenia obejmuje dostęp do informacji poufnych, danych klientów, dokumentów, cenników, know-how, systemów, strategii, baz danych albo materiałów wewnętrznych. Zakończenie umowy nie zawsze oznacza, że obowiązek zachowania poufności przestaje mieć znaczenie.
Jeżeli w umowie zlecenia była klauzula poufności, warto przypomnieć w dokumencie rozwiązania, że pozostaje ona w mocy w ustalonym zakresie. Jeżeli nie było takiej klauzuli, a strony chcą zabezpieczyć informacje po zakończeniu współpracy, mogą dodać odpowiednie oświadczenie.
Po zakończeniu współpracy warto zabezpieczyć
- dane klientów i kontrahentów,
- dokumenty firmowe,
- hasła i dostępy,
- cenniki i informacje handlowe,
- strategie, procedury i know-how,
- materiały robocze i projekty,
- kopie plików przechowywane przez zleceniobiorcę.
Dane osobowe i zakończenie dostępu do systemów
Jeżeli zleceniobiorca miał dostęp do danych osobowych, trzeba zadbać o bezpieczne zakończenie takiego dostępu. Może to oznaczać odebranie uprawnień, usunięcie konta, zmianę haseł, zwrot dokumentów, usunięcie kopii plików albo potwierdzenie, że dane nie są dalej przetwarzane.
Przy współpracy z firmami, sklepami internetowymi, biurami rachunkowymi, agencjami marketingowymi, działami HR albo podmiotami obsługującymi klientów warto szczególnie zadbać o uporządkowanie dostępu do danych i systemów.
Warto sprawdzić
- czy zleceniobiorca miał dostęp do danych osobowych,
- czy trzeba odebrać dostęp do systemów,
- czy istnieją kopie dokumentów lub plików,
- czy zleceniobiorca powinien potwierdzić usunięcie danych,
- czy trzeba zwrócić nośniki danych,
- czy wygasają upoważnienia do przetwarzania danych,
- czy trzeba zaktualizować listę osób z dostępem do systemów.
Rozwiązanie umowy zlecenia a rachunek lub faktura
Po zakończeniu współpracy trzeba zadbać o dokument rozliczeniowy. W zależności od tego, kim są strony i jak była uregulowana współpraca, może to być rachunek, faktura albo inne potwierdzenie rozliczenia. Ważne jest, aby dokument odpowiadał rzeczywiście wykonanym czynnościom i ustaleniom finansowym.
Jeżeli zleceniobiorca prowadzi działalność gospodarczą, często wystawia fakturę. Jeżeli umowa była zawarta z osobą nieprowadzącą działalności, rozliczenie może wyglądać inaczej. Warto zachować ostrożność i dopasować sposób rozliczenia do konkretnej sytuacji.
Przy końcowym rozliczeniu warto ustalić
- czy wystawiany jest rachunek, faktura albo inne rozliczenie,
- za jaki okres przysługuje wynagrodzenie,
- czy uwzględnia się koszty dodatkowe,
- termin wystawienia dokumentu rozliczeniowego,
- termin płatności,
- dane potrzebne do rozliczenia,
- potwierdzenie zapłaty końcowej kwoty.
Rozwiązanie umowy zlecenia ze skutkiem natychmiastowym
W niektórych sytuacjach jedna ze stron może chcieć zakończyć umowę natychmiast. Może to wynikać z poważnego naruszenia ustaleń, braku płatności, niewykonywania zlecenia, utraty zaufania, naruszenia poufności, nieuprawnionego wykorzystania danych albo innych istotnych okoliczności.
Przy natychmiastowym zakończeniu umowy warto zachować szczególną ostrożność. Dokument powinien być jasny, a przyczyna — jeżeli jest wskazywana — powinna odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Warto również natychmiast uporządkować dostępy, dokumenty i rozliczenia.
Natychmiastowe zakończenie może być rozważane przy
- rażącym naruszeniu ustaleń,
- braku wykonywania zlecenia,
- braku płatności mimo wezwania,
- naruszeniu poufności,
- nieuprawnionym udostępnieniu danych,
- działaniu na szkodę drugiej strony,
- utracie możliwości dalszej współpracy.
Oświadczenie o braku dalszych roszczeń
Jeżeli strony rozliczyły wszystkie należności i nie mają wobec siebie dalszych pretensji, mogą wpisać do dokumentu oświadczenie o braku dalszych roszczeń. Taki zapis bywa przydatny, ponieważ porządkuje sytuację po zakończeniu współpracy.
Trzeba jednak zachować ostrożność. Nie warto podpisywać oświadczenia o braku roszczeń, jeśli nie wszystkie sprawy zostały rozliczone albo jedna ze stron nie jest pewna, czy nie pozostały zaległe płatności, szkody, nierozliczone koszty lub niewykonane obowiązki.
Przed takim oświadczeniem warto sprawdzić
- czy zapłacono całe wynagrodzenie,
- czy rozliczono koszty dodatkowe,
- czy zwrócono sprzęt i dokumenty,
- czy przekazano wszystkie materiały,
- czy zamknięto dostęp do systemów,
- czy nie ma szkód do rozliczenia,
- czy obie strony rzeczywiście chcą zamknąć sprawę.
Najczęstsze błędy przy rozwiązaniu umowy zlecenia
Jednym z najczęstszych błędów jest brak jasnej daty zakończenia współpracy. Strony przestają współpracować, ale nie ustalają, od kiedy umowa nie obowiązuje. Może to później prowadzić do sporu o wynagrodzenie, obowiązki i odpowiedzialność.
Drugim błędem jest pominięcie rozliczenia. Jeżeli dokument nie wskazuje, czy wynagrodzenie zostało zapłacone albo kiedy zostanie zapłacone, zleceniobiorca i zleceniodawca mogą mieć różne oczekiwania. Warto wpisać konkretną kwotę albo sposób jej ustalenia.
Problemem bywa również brak zwrotu materiałów i dostępów. Dotyczy to szczególnie współpracy firmowej, gdzie zleceniobiorca miał dostęp do poczty, CRM, dokumentów, baz danych, kont reklamowych albo systemów wewnętrznych.
Błędy, których warto unikać
- brak oznaczenia rozwiązywanej umowy,
- brak daty zakończenia współpracy,
- niejasny tryb zakończenia umowy,
- pominięcie rozliczenia wynagrodzenia,
- brak terminu końcowej płatności,
- brak zwrotu dokumentów, sprzętu i materiałów,
- nieodebranie dostępów do systemów,
- zbyt szybkie podpisanie oświadczenia o braku roszczeń,
- brak podpisów stron przy porozumieniu.
Jak przygotować rozwiązanie umowy zlecenia krok po kroku?
Przygotowanie dokumentu warto rozpocząć od sprawdzenia pierwotnej umowy zlecenia. Należy ustalić, czy przewiduje ona okres wypowiedzenia, formę zakończenia współpracy, rozliczenie wynagrodzenia, obowiązek zwrotu materiałów albo szczególne zasady dotyczące poufności.
Następnie trzeba określić, czy umowa zostaje rozwiązana za porozumieniem stron, czy wypowiadana przez jedną stronę. W dokumencie należy wpisać datę zakończenia, rozliczenia i wszystkie czynności organizacyjne potrzebne do zamknięcia współpracy.
Praktyczna kolejność przygotowania
- Sprawdzenie treści pierwotnej umowy zlecenia.
- Ustalenie, czy zakończenie następuje za porozumieniem czy przez wypowiedzenie.
- Wpisanie danych zleceniodawcy i zleceniobiorcy.
- Dokładne oznaczenie rozwiązywanej umowy.
- Określenie daty zakończenia współpracy.
- Ustalenie końcowego wynagrodzenia i terminu płatności.
- Opisanie zwrotu dokumentów, sprzętu i materiałów.
- Uregulowanie dostępu do systemów i danych.
- Dodanie oświadczeń stron, jeżeli są potrzebne.
- Podpisanie dokumentu i zachowanie egzemplarzy przez obie strony.
Elementy, które warto sprawdzić przed podpisaniem
Przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić, czy rozwiązanie umowy zlecenia obejmuje wszystkie najważniejsze ustalenia. Największe znaczenie mają dane stron, oznaczenie umowy, data zakończenia, wynagrodzenie, zwrot rzeczy i dokumentów, poufność oraz oświadczenia końcowe.
Jeżeli strony podpisują porozumienie, obie powinny zgadzać się z jego treścią. Jeżeli dokument jest jednostronnym wypowiedzeniem, trzeba zadbać o skuteczne doręczenie drugiej stronie i zachowanie potwierdzenia.
Najważniejsze elementy końcowej weryfikacji
- poprawne dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
- dokładne oznaczenie rozwiązywanej umowy,
- jasny tryb zakończenia współpracy,
- konkretna data rozwiązania umowy,
- rozliczenie wynagrodzenia i kosztów,
- termin końcowej płatności,
- zwrot dokumentów, sprzętu, materiałów i dostępów,
- uregulowanie poufności i danych,
- podpisy stron albo potwierdzenie doręczenia wypowiedzenia.
Dlaczego dobrze przygotowane rozwiązanie umowy zlecenia jest ważne?
Dobrze przygotowane rozwiązanie umowy zlecenia pozwala zakończyć współpracę w sposób uporządkowany i bez niepotrzebnych nieporozumień. Zleceniodawca wie, od kiedy zleceniobiorca nie wykonuje już czynności, a zleceniobiorca wie, jakie wynagrodzenie i rozliczenie mu przysługuje.
Najważniejsze jest to, aby dokument był jasny i kompletny. Powinien zawierać dane stron, oznaczenie umowy zlecenia, sposób zakończenia, datę rozwiązania, rozliczenie wynagrodzenia, zwrot dokumentów i sprzętu, zasady poufności oraz podpisy albo potwierdzenie doręczenia.
Umowa zlecenia może dotyczyć prostych czynności albo długiej współpracy z dostępem do danych, klientów i systemów. Dlatego zakończenie warto potwierdzić na piśmie. Starannie przygotowany dokument zamyka współpracę, ułatwia rozliczenia i zmniejsza ryzyko późniejszych sporów.